فرایند کسب و کار روش استانداردی است که هر شرکتی برای انجام فعالیت های معمول خود در راستای موفقیت از آن بهره می گیرد. فرآیندهای کسب و کار برای حفظ مسیر و سازماندهی کسب و کار شما ضروری هستند. از آنجایی که این روزها همه می خواهند در مورد فرآیندهای کسب و کار بدانند، اما سردرگمی زیادی در مورد آنها وجود دارد. برای شفافیت بیشتر، در اینجا تمام اطلاعاتی که در مورد چیستی و اهمیت و مزایا، انواع و مراحل فرایندهای کسب و کار خود باید بدانید را در این مقاله ارائه داده ایم.

شما به عنوان یک مدیر می توانید برای آشنایی بیشتر با حوزه مدیریت و استفاده از راهکارهای به روز و هدفمند مدیریتی، از مینی دوره رایگان MBA در صفحه دپارتمان مدیریت موسسه آموزش عالی که به طور آنلاین ارائه می شود، بهره مند شوید. همچنین اگر درباره کسب و کار خود  نیاز به مشاوره دارید، می توانید فرم زیر را پر کنید تا کارشناسان ما با شما تماس بگیرند.

فرایند کسب‌وکار چیست؟

فرآیند کسب و کار به عنوان مجموعه ای از وظایف یا مجموعه ای از فعالیت ها تعریف می شود که توسط گروهی از سهامداران برای دستیابی به یک هدف سازمانی انجام می شود. این فرآیندها توسط افراد یا سیستم ها به شکلی ساختاریافته برای دستیابی به یک هدف از پیش تعریف شده انجام می شود.

اجرای کارآمد و ساده فرآیندهای تجاری به طور مستقیم به موفقیت عملیات و رشد کسب و کار کمک می کند .فرآیند کسب و کار نیز به زبان ساده به عنوان مجموعه ای از فعالیت ها و وظایف تعریف شده است که پس از تکمیل، اهداف سازمانی را محقق می سازد.
هر مرحله در یک فرآیند کسب وکار، وظیفه‌ای را نشان می دهد که به یک عضو از هر مجموعه ای واگذار می شود.

در حالی که انبوهی از چیزها در مورد مدیریت فرآیند کسب و کار نوشته و گفته شده است، درک اینکه چرا آنها برای کسب و کار شما بسیار مهم هستند، ضروری است. به زبانی ساده‌تر، فرآیند کسب و کار مجموعه ای تکرارپذیر از مراحلی است که شرکت برای دستیابی به یک هدف از آن استفاده می کند. فرآیندهای خوب برای پیشرفت به سوی اهداف و بهبود عملیات کسب و کار شما بسیار مهم هستند.

هدف از فرآیند کسب و کار:

کمک به شرکت شما برای رسیدن به یک هدف خاص است. اگر می‌خواهید به‌عنوان یک کسب‌وکار کارهایی را انجام دهید، فرآیندها به شما اجازه می‌دهند گام‌های تکرارپذیر و استوار رو به جلو بردارید.

بهبود فرآیند کسب و کار برای هر سازمان در حال رشد که نیاز به تجزیه و تحلیل و اصلاح مداوم فرآیندهای کسب و کار خود دارد و از اثربخشی و کارایی آن اطمینان می یابند، بسیار مهم است.

هنگامی که کسب‌وکار را راه اندازی می کنید، در نخستین گام باید فرایندهایی کسب و کار را برای آن بسازید، بهینه سازی کرده و اجرا کنید. در این مقاله همه مفاهیم را در ارتباط با فرایندهای کسب و کار یاد خواهید گرفت. پس با ما همراه باشید.

یک فرآیند کسب و کار خوب دارای سه معیار اساسی است:

• تکرارپذیری

تمامی فرآیندها باید به گونه ای طراحی شوند که تکرار شوند. فرآیندی که قصد تکرار آن را ندارید، به جای یک فرآیند واقعی، یک برنامه اقدام است. این تفاوت بین خریدهای معمول و خرید یک تسهیلات جدید است.

• شفافیت

فرآیندها همچنین باید قابل ردیابی باشند و به شما این امکان را می دهد که آنها را برای موفقیت رصد کنید. یک فرآیند خوب دارای مراحل ردیابی داده داخلی است که به شما امکان می‌دهد عملکرد و کارایی را در طول زمان مقایسه کنید.

• پویایی

فرآیندهایی که ایستا می شوند در دنیای واقعی دوام نمی آورند. هر فرآیند باید با موقعیت‌های مختلف سازگار باشد تا تغییرات کوچک در محیط کار باعث تأخیر نشود. افزون بر این، هر فرآیند خوبی باید به راحتی در صورت تعدیل‌های مهم یا دائمی به‌روزرسانی شود.

هنگامی که فرآیندهای شما هر سه این معیارها را برآورده کنند، به احتمال زیاد در راستای اهداف کسب و کار شما گام برداشته است.

 دوره MBA مشهد در موسسه آموزش عالی امین برای شما مدیران و صاحبان کسب و کار با آموزشهای کاربردی و به روزرسانی شده درباره مدیریت رفتارهای سازمانی همراه است. این دوره ها به صورت دوره آنلاین مدیریت MBA و دوره آنلاین مدیریت DBA نیز به منظوری دستیابی سریعتر و آسانتر به مدرک مدیریت ارائه می شوند. دوره  فرم زیر را کامل کنید تا کارشناسان ما با شما تماس بگیرند:

اصطلاحات مرتبط با فرایند کسب‌وکار

کسانی که با فرایندهای کسب و کار و نحوه متنوع عملکرد آن سروکار دارند، در پژوهشهای خود پیرامون این موضوع، با اصطلاحات زیر روبه‌رو می شوند که هر یک در مقاله‌ای جداگانه در همین وبسایت شرح داده شده اند:

 خودکارسازی فرآیندهای کسب‌وکار (Business process automation)

خودکارسازی فرآیندهای کسب‌و‌کار یک راهبرد مبتنی بر فناوری برای خودکار کردن فرآیند کسب وکار به منظور انجام آن با کمترین هزینه و در زمان کوتاه‌تر است و برای فرآیندهای کسب و کار ساده و پیچیده بسیار مفید است.

برخی از مزایای خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار عبارت‌اند از:

• دستیابی به کارایی بیشتر
• کاهش خطای انسانی
• سازگاری با نیازهای در حال تغییر کسب و کار
• شفاف‌ سازی نقش‌ها و مسئولیت‌های شغلی

مدیریت فرآیند کسب و کار (فرایندسازی کسب‌وکار) (Business process management)

یک رویکرد سیستماتیک برای کارآمدتر و پویاتر کردن فرآیندهای سازمان به منظور پاسخگویی به نیازهای در حال تغییر کسب و کار است. از اهداف اصلی فرایندهای کسب و کار، مدیریت آن است و هدف آن مدیریت عملکرد فرایندهای مختلف کسب و کار است که رویکرد مداوم برای بهبود مستمر فرآیندهای کسب و کار است.

مدل سازی فرآیند کسب و کار (Business Process Modeling)

مدل‌ سازی فرآیند کسب‌وکار یک نمایش نموداری/ساختاری از جریان فعالیت‌های تجاری در یک سازمان یا عملکرد درون یک سازمان است. کاربرد اصلی آن مستندسازی و ترسیم پایه جریان فعلی فعالیت ها به منظور شناسایی پیشرفت ها و پیشرفت ها برای انجام سریع وظایف است. نرم‌افزار مدل‌ سازی فرآیند مانند Kissflow حتی به کاربران کسب و کار این امکان را می دهد که هر فرآیند را بر اساس مراحل کسب وکار مدل‌ سازی کند، بدون اینکه نیازی به دانستن هیچ نماد مدل‌ سازی داشته باشد.

بهبود فرآیند کسب و کار (Business process improvement)

بهبود فرآیند کسب‌وکار یک طرح برنامه‌ریزی راهبردی است که هدف آن تغییر شکل فرآیندهای کسب‌وکار بر اساس عملیات، سطوح پیچیدگی، مهارت‌های کارکنان و غیره است تا کل فرآیند را معنادارتر، کارآمدتر کند و به رشد کلی کسب‌وکار کمک کند. این یک راه کارآمد برای اجرای یک فرآیند کسب و کار است. ابزارهای زیادی برای بهبود فرآیند در بازار وجود دارد که به شما در این امر کمک می کند.

 توسعه فرآیند کسب و کار (Business process development)

توسعه و مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPDM) فرآیندی جامع برای طراحی، ایجاد و اجرای فرآیندهای تجاری جدید یا اصلاح فرآیندهای موجود است. این اصطلاح شامل شناسایی مراحل و فعالیت های مورد نیاز برای دستیابی به یک هدف تجاری خاص و طراحی فرآیندی است که کارآمد، مؤثر و همسو با استراتژی کلی سازمان باشد.

مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (Business process re-engineering)

مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار، طراحی مجدد کامل فرآیندهای کسب و کار پس از تجزیه و تحلیل کامل به منظور ایجاد تأثیر شدید است. این شامل شناسایی هسته ناکارآمدی و حذف وظایفی است که هیچ ارزشی اضافه نمی کنند و نیز برای اجرای یک تغییر از بالا به پایین در روش طراحی یک فرآیند به منظور ایجاد یک تحول کلی.

بهینه‌سازی فرآیند کسب و کار (Business process optimization)

بهینه‌سازی فرآیند کسب‌وکار یک فرآیند موجود را طی می‌کند و از تجزیه و تحلیل و ابزارهای استخراج فرآیند کسب‌وکار برای از بین بردن تنگناها و سایر ناکارآمدی‌های مهم در یک فرآیند استفاده می‌کند.

 نقشه‌برداری فرآیند کسب و کار (Business process mapping)

نقشه‌برداری فرآیند کسب و کار رویه ای است برای مستندسازی، شفاف‌سازی و تجزیه توالی فرآیند به مراحل منطقی. نقشه برداری یا به صورت نوشتاری انجام می شود یا با استفاده از نمودارهای جریان به تصویر کشیده می شود. یک نرم‌افزار نقشه‌برداری فرآیند را انتخاب کنید که به کاربران تجاری این امکان را می‌دهد تا همه فرآیندها را بر اساس مراحل منطقی با یک رابط بصری ترسیم کنند.

تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (Business process analysis)

تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار فرآیند، شناسایی نیازمندی های کسب و کار و تصمیم گیری در مورد راه حل هایی است که به بهترین نحو مشکلات کسب و کار را حل می کند. این می تواند شامل بهبود فرآیند، توسعه سیاست، تغییر سازمانی یا برنامه‌ریزی راهبردی باشد.

 یکپارچه‌سازی فرآیند کسب و کار (Business process integration)

یکپارچه‌سازی فرآیند کسب‌وکار توانایی تعریف یک مدل فرآیندی است که توالی، سلسله مراتب، رویدادها و منطق اجرا و حرکت اطلاعات بین سیستم‌های ساکن در همان شرکت را تعریف می‌کند.

شبیه‌سازی فرآیند کسب و کار (Business process simulation)

شبیه‌سازی فرآیند کسب‌وکار ابزاری برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب‌وکار به منظور اندازه‌گیری عملکرد، طراحی فرآیند آزمایش، شناسایی تنگناها، آزمایش تغییرات و یافتن نحوه عملکرد یک فرآیند در شرایط محیطی مختلف با مجموعه داده‌های مختلف به کار می رود.

تحول فرآیند کسب و کار (Business process transformation)

تحول فرآیند کسب و کار اصطلاحی است که به معنای تغییر اساسی یک سری اقدامات لازم برای دستیابی به یک هدف خاص کسب‌وکار است. هدف از این کار اطمینان یافتن از همسویی کارکنان، اهداف، فرآیندها و فناوری های هر شرکت با یکدیگر است.

جریان فرآیند کسب و کار (Business process flow)

جریان فرآیند کسب و کار نمایشی از فرآیندی است که شما ایجاد می کنید. معمولاً شبیه یک نمودار یا نمودار جریان است. هر جریان فرآیند کسب و کار از مراحلی تشکیل شده است و در داخل هر مرحله، فیلدها (یا مراحل) برای تکمیل وجود دارد.

نظارت بر فرآیند کسب و کار (Business process monitoring)

نظارت بر فرآیند کسب‌وکار، نظارت فعال بر فرآیندها و فعالیت‌ها برای کمک به مدیریت برای کسب بینش در مورد معاملات و فرآیندهای مهم در یک سازمان است. این به مدیریت کمک می‌کند تا بفهمد فرآیندهایشان چگونه کار می‌کنند، و اینکه آیا آنها با اهداف تجاری شرکت همسو هستند یا خیر.

در مدرسه کسب و کار امین، برای آشنایی مدیران با روشهای ارتقای کسب و کار و افزایش فروش، دوره های مدیریت کسب و کار و مدیریت اجرایی MBA را با مدرک وزارت علوم و تحقیقات و فناوری و تأییده جهانی WES کانادا برگزار می کند. همچنین برای دسترسی و آشنایی شما با این دوره ها، یک مینی دوره رایگان MBA نیز برای شما فراهم کرده است. با وارد کردن مشخصات خود در فرم زیر می توانید اطلاعات بیشتری درباره این مینی دوره رایگان مدیریتی به دست بیاورید.

چرا فرایند کسب‌وکار اهمیت دارد؟

اهمیت و مزایای هر فرآیند کسب و کار در سازمان های بزرگ کاملاً آشکار است. فرآیند، خط حیاتی هر کسب و کار را تشکیل می دهد و به آن کمک می کند تا فعالیتهای فردی را ساده کند و اطمینان یابد که از منابع بهینه استفاده می شود.

فرآیندهای کسب و کار کمک می کنند تا شرکت شما همیشه پویا و فعال باشد، از اشتباهات جلوگیری کند و سرعت کار کارکنان شما را افزایش دهد. بدون فرآیندهای تعریف شده، هیچ راهی برای تضمین اینکه درست و موفق نتیجه دهند، وجود ندارد. محصولات یا خدمات شما ممکن است کیفیت ثابتی نداشته باشند، ممکن است داده ها به طور مداوم جمع آوری نشوند و اسناد قانونی ممکن است استانداردهای نظارتی را رعایت نکنند.

از سوی دیگر، اجرای فرآیندها یکپارچگی را فراهم می کند که پس از آن به شما امکان می دهد محصولات، خدمات و خدمات با کیفیت بالاتری را ارائه دهید. فرآیندهای کسب و کار خوب طراحی شده نیز شرکت شما را کارآمدتر می کنند. وقتی کارکنان شما بفهمند که چگونه باید وظایف را انجام دهند، آنها را سریعتر انجام می دهند و اشتباهات کمتری مرتکب می شوند.

کارآیی و کیفیت تنها دو مورد از مزایای فرآیندهای کسب و کار است. سایر مزایای فرآیندهای کسب و کار عبارت‌اند از:

 شناسایی فرصت ها برای بهبود:

هنگام توسعه روش ها و رویه ها، باید تاکتیک های فعلی خود را بررسی کنید. در این فرآیند، هم مشکلات موجود را شناسایی خواهید کرد و هم فرصت رفع آنها را خواهید داشت. به عنوان مثال، اگر فرآیندهای فعلی شما متکی به فناوری قدیمی است، می توانید آنها را برای گنجاندن جایگزین هایی پیشرفت تر اصلاح کنید.

 کاهش هزینه‌ها:

با توسعه فرآیندهای سریعتر و کارآمدتر، می توانید هزینه های شرکت خود را نیز کاهش دهید. در صورت کشف راه هایی برای به حداقل رساندن ضایعات، هم در هزینه های مستقیم مواد صرفه جویی می کنید و هم به طور غیرمستقیم در حقوق و دستمزد صرفه جویی می‌کنید زیرا کارمندان شما زمان کمتری را برای روش های ناکارآمد تلف می کنند.

 تلاش برای رسیدن به اهداف بلند مدت:

یک گام مهم در بازنویسی روش های فعلی شما، شناسایی وظایفی است که کارکنان شما باید در طول برنامه روزانه خود انجام دهند. شما می توانید فرآیندهای جدیدی را توسعه دهید که شامل اقداماتی است که به سمت اهداف بلند مدت شرکت شما پیشرفت می کند. برداشتن گام‌های روزانه به سمت اهدافتان، احتمال دستیابی به آن اهداف را به موقع افزایش می‌دهد.

انواع فرایند کسب‌وکار

اکنون که فرایندهای کسب و کار را شناختید و با اهمیت و مزایای آن آشنا شدید، می بینید که چهار نوع فرآیند کسب و کار در اینجا مطرح شده است که هر شرکتی باید آنها را توسعه دهد:

• فرایندهای عملیاتی
• فرایندهای فروش
• فرایندهای پشتیبانی
• فرایندهای مدیریتی

در زیر، این چهار نوع با مثال هایی که در عمل می توانند شبیه آن ها باشند، تفکیک شده اند:

فرآیندهای عملیاتی

فرآیندهای عملیاتی اساسی ترین بخش های یک کسب و کار هستند زیرا مسئولیت مستقیم ایجاد و ارائه محصولات و خدمات را بر عهده دارند.

توسعه محصول

فرآیند توسعه محصول شامل ایجاد و بهبود پیشنهادات شما در طول زمان است. این فرآیند در هر کسب و کاری متفاوت به نظر می رسد، اما ساختار اصلی یکسان است:

• فرصتهای بازار را شناسایی شده تا شرکت به آن رسیدگی کند.
• تیم توسعه راه حل هایی را برای مشکل ارائه می کند.
• چند راه حل امیدوار کننده برای توسعه انتخاب شده است.
• دموها آزمایش می شوند تا ببینیم چگونه کار می کنند.
• یک نسخه برای انتشار انتخاب شده است.
• موفقیت نسخه منتشر شده نظارت می شود.

این فرآیند هر زمان که شرکت بخواهد محصولات فعلی خود را بهبود بخشد یا به روز کند یا چیزی کاملاً جدید منتشر کند، تکرار می شود.

تولید

هنگامی که پیشنهادات شما توسعه یافت، نوبت به تولید آنها می رسد. فرآیند تولید معمولاً یکی از واضح ترین و به خوبی طراحی شده ترین فرآیندهای تجاری است. معمولاً شامل مراحلی مانند:

• تامین مواد
• حمل مواد به محل تولید
• پیروی از مراحل از پیش تعیین شده برای تبدیل مواد به محصول
• بسته بندی محصول برای تحویل
• آوردن محصول بسته بندی شده به محل وانت

اگر تجربه ای با روش ناب (ذهنیت مدیریتی با تمرکز بر ضایعات کم و کارایی بالا) دارید، دیده اید که چگونه تمرکز خاص بر فرآیندهای تولید می تواند عملکرد یک شرکت را بهبود بخشد.

تحویل

فرآیند تحویل بسته به ساختار کسب و کار شما ممکن است ساده باشد یا نباشد. ممکن است چیزی جز آوردن محصولات به یک نمایشگاه در محل نباشد، یا ممکن است نیاز به پیمایش قوانین حمل و نقل بین المللی داشته باشد. این فرآیند برای شرکت های مبتنی بر محصول و خدمات متفاوت به نظر می رسد.

به عنوان مثال، ممکن است یک محصول به یک عمده‌فروش، به یک فروشگاه خرده‌فروشی یا مستقیماً برای مصرف‌کننده ارسال شود، و یک سرویس ممکن است در محل شما یا در محل مشتری انجام شود. ایجاد یک فرآیند تحویل سنجیده می تواند صرف نظر از مدل کسب و کار خاص شما، زمان، پول و تلاش تلف شده را کاهش دهد.

فرآیندهای فروش

کسب و کارها باید محصولات خود را بفروشند، در غیر این صورت موفق نخواهند شد. فرآیندهای فروش رویه هایی هستند که کسب و کارها برای اطمینان از کسب درآمد از آنها استفاده می کنند. یکی از راهکارهایی که برای افزایش فروش می شود انجام داد این است که فروشنگان و صاحبان کسب و کار در این زمینه آموزشهای کاربردی و به روز ببینند. ما در موسسه آموزش عالی آزاد امین کارگاه های جهش در کسب و کار را برای افزایش فروش برگزار میکنیم.

رویه های فرایندهای فروش را می توانید در زیر ببینید.

حراجی

فرآیند فروش مجموعه مراحلی است که یک شرکت برای کشف سرنخ و تبدیل آنها به مشتری وفادار انجام می دهد. فرآیند فروش کلی شامل چندین فرآیند فرعی است، مانند:

• تولید سرب
• صلاحیت رهبری
• تماس با سرنخ ها
• مذاکره
• بستن معامله
• پرورش مشتریان فعلی

هر یک از این فرآیندهای فرعی باید به گونه‌ای طراحی شوند که از مدل کسب و کار شما پشتیبانی کنند. آنها با هم به شما کمک می کنند تا به طور کلی فروش بیشتری داشته باشید.

بازاریابی

بازاریابی ممکن است بخشی از فرآیند فرعی فروش تولید سرنخ در نظر گرفته شود، اما آنقدر مهم است که بخش خود را در بسیاری از مشاغل تضمین کند. در فرآیند کسب و کار بازاریابی، هدف شما ایجاد اعتماد در برند و وفاداری به برندتان است. بازاریابی همچنین ممکن است شامل فرآیندهای فرعی متمرکز بر انواع مختلف تبلیغات، مانند رسانه های اجتماعی، موتورهای جستجو و تبلیغات فیزیکی باشد.

خدمات مشتری

فرآیند خدمات مشتری بخشی از فرآیند فرعی پرورش است. ارائه خدمات عالی به مشتریان فعلی، آنها را تشویق می کند تا در آینده دوباره از شما خرید کنند.فرآیند خدمات مشتری ممکن است شامل یادگیری مشکلاتی باشد که مشتریان اغلب با آن مواجه هستند، سعی در رایج‌ترین راه‌حل‌ها، ایجاد راه‌حل‌های جدید برای موقعیت‌های غیرعادی و پیگیری برای اطمینان از کارآمدی همه چیز.

فرآیندهای پشتیبانی

فرآیندهای پشتیبانی شامل رویه‌ها و بخش‌های تجاری است که برای عملکرد یک کسب‌وکار حیاتی هستند اما مستقیماً به فروش یا تحویل محصول مرتبط نیستند.

حسابداری

مدیریت دارایی‌ها و بدهی‌های جاری سازمان شما برای حلال باقی ماندن ضروری است. علاوه بر این، حسابداری برای حفظ انطباق با خدمات درآمد داخلی و سایر مقررات دولتی ضروری است. فرآیند حسابداری برای بسیاری از مشاغل مشابه به نظر می رسد و نیاز به نگهداری دقیق سوابق، نظارت دقیق بر حساب های بانکی، وام ها، بدهی ها و دارایی ها و به روز بودن الزامات قانونی دارد.

نگهداری

تیم های نگهداری و سرایداری شما علیرغم اینکه مستقیماً به فروش کمک نمی کنند برای تجارت شما بسیار مهم هستند. در عوض، تعمیر و نگهداری ضروری را انجام می دهند که از هزینه های آینده جلوگیری می کند. وظایف حیاتی که آنها انجام می دهند از خراب شدن تجهیزات و دفتر شما جلوگیری می کند. تعمیر و نگهداری شامل:

• تمیز کردن معمول دفتر شما
• نگهداری منظم تجهیزات تولیدی

فرآیندهای مدیریتی

فرآیندهای مدیریتی اقداماتی هستند که برای اجرای روان همه چیز ضروری است. فرایندهای فروش از سرفصلهای کارگاه جهش در کسب و کار موسسه آموزش عالی امین است.

مدیریت

ممکن است ده ها تیم و بخش فردی در مشاغل بزرگتر وجود داشته باشد. اگر این تیم ها به دقت مدیریت نشوند، می توانند ارتباط خود را با یکدیگر و اهداف نهایی شرکت را از دست بدهند. فرآیند مدیریت برای نگه داشتن گروه های بزرگتر از مردم در مسیر در نظر گرفته شده است. نمونه ای از فرآیند مدیریت ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• برنامه ریزی جلسات منظم با تیم های فردی.
•  برنامه ریزی جلسات منظم با روسای بخش.
• نتایج نظارت از کارمندان مختلف.
•  واگذاری پروژه ها و کار به تیم های مناسب.
• پاداش دادن به مجریان قوی و کار با کارکنان ضعیف برای بهبود نتایج.

ترتیب و دفعات خاص این مراحل بسته به سبک مدیریت شرکت شما می تواند متفاوت باشد. با این حال، ایجاد یک فرآیند مدیریت منسجم به کارکنان شما کمک می کند تا بدانند چه چیزی باید انتظار داشته باشند و شما را قادر می سازد فرهنگ شرکت منسجمی را توسعه دهید.

مالی

فرآیند تامین مالی با فرآیند حسابداری متفاوت است. در حالی که حسابداری مسئول ردیابی دارایی ها و بدهی های یک شرکت است، تامین مالی فرآیند مذاکره و مدیریت وجوه و دارایی های اضافی است.

فرآیند مالی شامل درخواست برای تامین مالی، مذاکره درباره شرایط و ضوابط و پیگیری آن شرایط برای حفظ وضعیت خوب است. این امر امور مالی سازمان را کنترل می کند و تضمین می کند که هر بخش بودجه لازم برای انجام کار خود را دارد.

جذب یک کارمند جدید

اگر می خواهید کارمندان شما از همان ابتدا بهترین عملکرد خود را داشته باشند، استخدام کارکنان جدید ضروری است. فرآیند ورود شامل مراحلی از قبیل:

• آموزش کارکنان در مورد فن آوری جدید.
•  آموزش آنها در مورد رویه های ایمنی و امنیتی.
•  وارد کردن آنها به لیست حقوق و دستمزد خود و سایر سیستم های شرکت.

در شرکت‌ها و بخش‌های کوچک‌تر می‌توان از ورود کارکنان جدید چشم‌پوشی کرد، اما برای ادغام کارکنان جدید در کسب‌وکارهای بزرگ بسیار مهم است. فرآیند سازی، با کاهش اشتباهات و حفظ کل تیم خود در یک صفحه، در زمان و هزینه همراه است.

خرید مدرک مدیریت کاری امکان ناپذیر است ولی در مدرسه کسب‌و‌کار موسسه آموزش عالی آزاد امین فرصتی ویژه برای شماست تا با خرید مدرک MBA و خرید مدرک DBA، هم دانش افزایی کنید و هم از مدرکی معتبر و قانونی برخوردار شوید. برای دستیابی به اطلاعات بیشتر حتما فرم زیر را پر کنید تا کارشناسان ما در زوترین زمان ممکن با شما تماس بگیرند.

ویژگی های اساسی فرآیند کسب و کار ایده‌آل چیست؟

ویژگی های اساسی یک فرآیند کسب و کار ایده آل چیست؟

چهار ویژگی اساسی وجود دارد که فرآیند کسب وکار ایده آل را تشکیل می دهد:

دارای محدودیت: یک فرآیند کسب‌وکار خوب دارای یک نقطه آغاز و نقطه پایان کاملاً مشخص است. همچنین تعداد مراحل محدودی دارد.

 تکرارپذیری: یک فرآیند تجاری خوب را می توان چندین بار اجرا کرد.

 ارزش‌سازی: در نهایت هدف آن تبدیل ارزش‌ها به وظایف اجرایی است و هیچ گامی در این فرآیند صرفاً به خاطر آن وجود ندارد. به عبارت دیگر، اگر هر مرحله از فرآیند ارزش افزوده نداشته باشد، نباید وجود داشته باشد.

 انعطاف‌پذیری: هر فرآیند کسب وکار ایده‌آلی ماهیتی داخلی دارد که در برابر تغییر، انعطاف‌پذیر باشد. هنگامی که زمینه ای برای بهبود شناسایی می شود، فرآیند اجازه می دهد تا آن تغییر در درون خود جذب شود بدون اینکه از نظر عملیاتی بر سودبران آن تأثیر بگذارد.

هفت گام چرخه عمر فرآیند کسب‌وکار

چرخه عمر فرآیند هر کسب‌وکار چارچوبی است که یک رویکرد استاندارد برای طراحی، پیاده سازی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار در یک سازمان ارائه می دهد.

در اینجا هفت گام از چرخه عمر فرایندهای کسب‌وکار را می‌بینید.

گام اول) اهداف خود را مشخص کنید: هدف شما از فرآیند چیست؟ چرا این فرآیند ها ایجاد شده اند؟ چگونه می دانید که فرآیندهای شما موفق خواهند شد؟

گام دوم) روند کار خود را برنامه ریزی  و نقشه برداری کنید: راهبردهای دستیابی به اهداف شما چیست؟ این گام می تواند نقشه  و مسیر شما را برای برنامه ریزی فرایندهای کسب وکار مشخص کند.

گام سوم) اقدامات را تنظیم کنید: وظایفی که تک تک اعضای تیم شما و دستگاههای مربوطه نیاز است به منظور اجرای نقشه و هدف کسب‌وکار انجام دهند را شناسایی و تعیین کنید.

گام چهارم) فرآیندها را آزمایش کنید: فرآیندها را در مقیاس کوچکتر آزمایش کنید تا از نحوه عملکرد آن آگاه شوید. سپس نقص ها را یافته و اصلاحات لازم را انجام دهید.

گام پنجم) فرآیند اجرایی: سعی کنید اجرای فرآیندها را در یک محیط زده و پویا انجام دهید. از این رو باید به درستی با سهامداران ارتباط برقرار کنید و آنها را در این باره آموزش دهید.

گام ششم) نتایج مشاهده: فرآیندها را بازبینی کرد الگوهای آن را تحلیل کنید. سپس سابقه و تجربه حاصل از آن را مستند سازید.

گام هفتم) تکرار: چنانچه فرآیندی که برنامه ریزی کرده اید، می تواند در راستای تنظیم اهداف و دستیابی به آنها باشد، بنابراین همان فرآیندها را برای آینده تکرار کنید.

یک مدل بهبود فرآیندهای کسب‌وکار

بهبود فرآیند کسب و کار چیست؟ این درواقع  ابتکاری برای توسعه راهبردی است که می تواند به هر سازمان در دستیابی به اهداف بلند مدت کمک کند.

همچنین، روشی برای حفظ یک فرآیند مستمر و سازنده از طریق نظارت و پاسخگویی به نیازهای متغیر مشتری است. راهبرد بهبود فرآیند کسب و کار این امکان را به سازمان شما می دهد که از طریق بررسی فرآیندهای موجود کسب و کار و تطبیق این فرآیندها با نیازهای متغیر مشتریان، خواسته های مشتریان را برآورده کند.

بهبود فرآیندهای کسب و کار را می توان با یک مدل چهار مرحله ای نشان داد و ثابت کرد. نموداری از این مدل را در زیر می‌بینید:

فرآیند را تعریف کنید

این مرحله از بهبود فرآیند کسب‌وکار در مورد بررسی فرآیندهای کسب‌وکار و ویژگی‌های آنها برای شناسایی هرگونه اختلال است. هنگامی که اختلالی در فرآیند کسب‌وکار مشاهده شد، مشاوران و متخصصان کسب و کار باید شرحی از فرآیند تهیه کنند که تعریف آن خواهد بود. این توضیحات برای اندازه‌گیری پارامترهای فرآیند در مرحله بعد استفاده خواهد شد.

فرآیند را اندازه‌گیری کنید

برای برداشتن این گام برای بهبود فرآیندهای کسب و کار، شرکت باید سیستمی از شاخص‌های عملکرد را برای اندازه‌گیری ورودی و خروجی فرآیند و محاسبه بهره‌وری فرآیند توسعه دهد و تصویب کند. با استفاده از نرم افزار بهبود فرآیند کسب‌وکار، شرکت می تواند محاسبات لازم را انجام دهد و کارایی فرآیند را تخمین بزند. پس از انجام این کار، یک صفحه گسترده از اقدامات فرآیند باید ایجاد شود. برای تحلیل بیشتر استفاده خواهد شد.

 فرآیند را تجزیه و تحلیل کنید

شاخص‌های عملکرد نشان می دهد که آیا فرآیند تعریف شده کارآمد است یا خیر. تحلیلگران از ابزارهای بهبود فرآیند کسب‌وکار برای انجام تحلیل کمی و تحلیل کیفی استفاده خواهند کرد. نتایج هر دو تحلیل باید در جدولی فهرست شود که راه‌های بهبود فرآیند کسب‌و‌کار را خلاصه می‌کند.

 فرآیند را بهبود دهید

هنگامی که فرآیند کسب‌وکار شما تجزیه و تحلیل شد و معیارهای کمی و کیفی مورد بررسی قرار گرفت، گام بعدی بهبود فرآیند است. مدیران فرآیندهای کسب‌وکار، راه‌هایی را برای بهبود شناسایی شده در مرحله قبل دنبال می‌کنند تا فرآیند را کارآمدتر کرده و احتمال شکست فرآیند را کاهش دهند.

مراحل بهبود فرآیندهای کسب و کار یکپارچه هستند و اهدافی مشترک دارند. هر شرکتی می تواند به طور مداوم از این مدل استفاده کند، زیرا هر فرآیندی می تواند در هر زمان بهبود یابد. نرم‌افزار بهبود فرآیند کسب و کار به برداشتن تمام مراحل و سازماندهی کلیه مدارک لازم کمک می کند.

موسسه آموزش عالی آزاد امین، با 20 سال پیشینه برگزاری دوره های مدیریتی MBA و DBA با مدرک وزارت علوم و تحقیقات و تاییدیه WES کانادا افتخار دارد تا با سرفصهای به روز و کاربردی مدیریت و فروش، نقشی در دانش افزایی و اعتبارآفرینی برای شما داشته باشد. برای شرکت در این دوره هاست کافیست فرم زیر را پر کنید تا کارشناسان ما با شما تماس بگیرند.

نمونه‌ای از مراحل فرایند کسب‌وکار

فرآیندهای کسب و کار را می توان در هر شرکت موفقی یافت.

در اینجا فرآیند ورود مشتری را بررسی می کنیم که ممکن است شبیه به این مسبری باشد که مراحلش را می توانید در زیر ببینید:

مرحله اول: مشتری فرمی را در وبسایت شما پر می کند

در وبسایت خود فرمی را برای مشتریان علاقه‌مند خود ایجاد کنید که بتوانید به این اطلاعات مشتری دست یابید:

• نام و نام خانودگی
• شماره تلفن
• نام کسب و کار
• درباره نوع کسب و کار

مرحله دوم: مدیریت مشتری را ارزیابی کرده و با ایمیل، با او تماس برقرار می کند

مدیریت یا تیم فروش، ایمیل مشتریا را دریافت می کند و یک سری بررسی ها را دنبال می کند. به عنوان مثال، ممکن است وب ایت مشتری بالقوه و کانال های رسانه های اجتماعی مشتری را بررسی کنند. اگر شرکت در لیست سازمان هایی قرار گیرد که با آنها کار می‌کنند، یک ایمیل پرسش و پاسخ می فرستند.

این یک بررسی دقیق درباره کسب وکار آنهاست. بنابراین مشخص می کند که چند نفر برای شرکت کار می‌کنند، چه مدت در کسب و کار بوده اند، گردش مالی سالانه چقدر است و غیره. این به آنها کمک می کند تا تشخیص دهند که آیا سازمان مورد نظر مناسب است یا خیر.

مرحله سوم: اگر مشتری معیارهای خاصی داشته باشد، پس به دنبال شماره تلفن او باشید

پس از بررسی همه داده ها، متوجه خواهید شد که آیا این یک چشم انداز جدی است یا خیر. اکنون، شما این تخصص را دارید که بفهمید این سازمان چه کاری را به خوبی انجام می دهد و کجا نیاز به بهبود دارد. اهداف و مقاصد را مشخص کنید. توضیح دهید که کجا می توانید ارزش ارائه دهید، چگونه پشتیبانی می کنید و چه منابعی از شما انتظار دارند.

در برخی کسب و کار نه تنها مشتریان به مدیران دسترسی پیدا می کنند، بلکه تمام تیم فروش نیز با مشتری ارتباط می یابند. بنابراین می‌توانند پس از آگاهی از معیارها و علاقه مندی های او یک تماس تلفنی هم با او برقرار کنید.

مرحله چهارم: پیش‌نویس قرارداد را بنویسید

حتما از پیش یک قرارداد استاندارد دارید. اما با توجه به گفتگوهایی که با مشتری داشته اید، شاید لازم باشد آن را بر اساس نیازهای مشتری تنظیم کنید و تغییراتی در آن اعمال کنید.

در فرم جدید، بخشهایی را به نحوه حمل ونقل و شرایط تحویل محصول بگنجانید. اطمینان یابید که تیم فروش و تیم آی تی شما یک نوشت از قرارداد را دارند.

مرحله پنجم: تیم خود را برای تعامل با مشتری آماده کنید

هر کارمندی که مشتری جدید و پروژه آنها را مدیریت می کند باید مورد ارزیابی قرار گیرد. اهداف مشتری جدید خود را با تیم در میان بگذارید و تصمیم بگیرید که چه کسی چه کاری را انجام خواهد داد.

تمام روز را برای سوال پرسیدن در مورد خدمات یا محصول خود صرف نکنید. بنابراین این زمان بسیار خوبی برای تصمیم گیری در مورد نقطه تماس (اولین توقف برای تمام سوالات یا نگرانی های مشتری شما) است. وظایف را تقسیم کنید و مشخص کنید چه کسی چه کاری باید انجام می دهد.

مرحله ششم: یک جلسه خوش آمدگویی ترتیب دهید

مشتری جدید خود را به تیم فروش مربوطه معرفی کنید. توضیح دهید که چه کسی هر بخش از یک پروژه را مدیریت می کند و به وضوح طرح پروژه را برای آنها مشخص کنید.

دوباره روی اهداف متمرکز شوید. اگر از نرم‌افزار یا ابزار خاصی برای تماس با مشتریان خود استفاده می‌کنید، باید این ابزار را برایشان شرح دهید تا خرید از تیم فروش شما بهترین تجربه خرید مشتری شما باشد.

به یاد داشته باشید، استفاده از یک فرآیند کسب و کار مانند این می تواند رضایت مشتری را افزایش دهد. در جایی که نیازی به مداخله انسانی نیست، خودکارسازی کنید. این کار فرآیندها را ساده می کند و خطای انسانی را کاهش می دهد. قدم بعدی این است که فرآیند کسب وکار خودتان را بسازید. در زیر می توانید نحوه ساخت فرآیند کسب و کار را ببینید.

چگونه فرآیندهای کسب‌وکار کارآمد را در 8 مرحله ایجاد کنید

مراحل ساخت فرآیند کسب و کار باید منسجم و یکپارچه باشد تا منجر به موقفیت در کسب و کار شما شود.

اینها مراحل فرآیند کسب و کار هستند:

• هدف گذاری کنید
• طرح ریزی کنید
• نقشه فرآیند را ترسیم کنید
• وظایف هر فرآیند را مشخص کنید
• آزمایش کنید
• اجرا کنید
• مشاهده و بازبینی کنید
• تکرار کنید

مراحل فرایند کسب و کار از سرفصلهای دوره های مدیریتی MBA و DBA است و شما مدیران عزیز می توانید با پرکردن فرم زیر از شرایط حضور در دوره های مدیریتی موسسه امین اطلاع یابید.

1.هدف‌گذاری کنید

اهداف خود را برای هر کار در یک فرآیند مشخص کنید و تصمیم بگیرید که می خواهید به چه چیزی برسید. ممکن است ساده کردن عملیات، بهبود عملکرد و آزادسازی مدیریت برای تمرکز بر رشد کسب و کار شما بسته به همین اهداف باشد.

2. طرح ریزی کنید

هنگامی که اهداف خود را مشخص کردید، برنامه ریزی فرآیند خود را شروع کنید. این اغلب مستلزم گفتگوهای گروهی با همه ذینفعان درگیر در یک فرآیند است.

چه کسی روی چه چیزی و چه زمانی کار خواهد کرد؟ چه نرم افزاری برای رسیدن به اهداف مورد نیاز است؟ چیزی مانند آسانا، یک ابزار مدیریت بهره‌وری، می‌تواند در تعیین هر مرحله از فرآیند کسب‌وکار شما به شدت برای افراد شما مفید باشد.

3. نقشه فرآیند را ترسیم کنید

اکنون که طرح فرآیند خود را شناسایی کردید، آن را ترسیم کنید. منابع مورد نیاز خود را یادداشت کنید. چه کسی، چه زمانی، چه کاری را انجام می دهد؟ چه ابزارهایی لازم است؟ و هر عنصر مهم دیگری.

سپس هر مرحله را تجزیه و تحلیل کنید. چه چیزی را می توان بهبود بخشید؟ چه چیزی بیشترین زمان را می گیرد یا به بیشترین منابع نیاز دارد؟ آیا می توانید مثال هایی را برای کمک به ساده سازی فرآیند بیان کنید؟ اینها همه باید در هنگام ایجاد فرآیند کسب و کار در نظر گرفته شود.

4. وظایف هر فرآیند را مشخص کنید

برای اجرای فرآیند خود، وظایفی را که کارکنان شما انجام خواهند داد به انها واگذار کنید و تعیین کنید کدام وظایف را می‌توانید خودکار کنید.

5. آزمایش کنید

آزمایش ساختگی (پایلوت) را امتحان کنید. این فرصت در اختیار شماست که اشتباهات و ناهماهنگی ها را زود تشخیص دهید و بر اساس آن تنظیم کنید. اگر همه چیز درست و مناسب و به جاست و از کارایی آن اطمینان دارید، پس شروع کنید و فرایند خود را راه بیاندازید و اجرا کنید.

6. مشاهده و بازبینی کنید

اولین قدم برای بهبود فرآیندهای خود، توجه به آنهاست. فقط به این دلیل که کارها در حال تکمیل شدن هستند، به این معنی نیست که فرآیندها بهینه شده اند. فرآیندهای غیربهینه برای کسب و کار شما هزینه دارد و منابع و زمان را هدر می دهند. ممکن است کار تکراری باشد یا اصلاً انجام نشود و ضرب‌الاجل‌ها از دست بروند.

با تیم خود تماس بگیرید و ببینید آیا آنها پیشنهاد مفیدی دارند یا خیر. با نظارت بر فرآیندهای جدید، می‌توانید روش‌های بهتری برای انجام کارها ایجاد کنید و به نوبه خود ارزش ارائه دهید.

8. تکرار کنید

تقریباً همه چیز در سازمان شما باید یک فرآیند تجاری داشته باشد، بنابراین هنگامی که یک فرآیند استاندارد طلا را شناسایی کردید، آن را در مقیاس گسترش دهید.

هنگامی که زمان خود را آزاد کردید، می توانید روی جنبه های کسب و کار خود که باعث رشد می شود تمرکز کنید. اگر این مقاله برای شما مفید بود، آن را به اشتراک بگذارید یا نظر خود را بنویسید. اکنون که ایده ای در مورد نحوه ایجاد و ترسیم این فرآیندها دارید، دست به کار شوید و فرآیندهای کسب و کار خود را بسازید. اگر سوال یا پیشنهادی در مورد بهبود فرآیندهای کسب و کار خود دارید، در نظرات با ما در میان بگذارید.

نتیجه‌گیری

اکنون که می دانید فرآیندهای کسب و کار چقدر برای کسب و کار شما مهم هستند، زمان آن رسیده است که شروع به ساخت و اجرای فرآیند خود کنید. به عنوان یک صاحب کسب و کار، شما می خواهید کارهایی را شناسایی کنید که در حال حاضر زمان زیادی را از شما می گیرند اما از نظر مالی برای کسب و کار شما سودی ندارند. آنها را ترسیم کنید، آزمایش کنید، آنها را به اعضای اصلی تیم اختصاص دهید و در اسرع وقت آنها را اجرا کنید.

موسسه آموزش عالی آزاد امین با سابقه 20 ساله در زمینه پرورش توانایی های مدیران و صاحبان کسب و کار، اقدام به برگزاری دوره مدیریت پروژه کرده است. شما عزیزان می‌توانید با پر کردن فرم زیر، از یک جلسه مشاوره رایگان با کارشناسان ما بهره‌مند شوید و تمام سوالات خود را از ما بپرسید.

منابع

https://successwise.com/how-to-build-business-process/

            https://kissflow.com/workflow/bpm/business-process/

https://mymanagementguide.com/business-process-improvement-a-four-step-model-for-defining-measuring-analyzing-and-improving-business-process/

https://www.villanovau.com/articles/bpm/what-is-a-business-process/

https://www.marketing91.com/8-types-of-business-processes/