سیستم سازی چیست(مراحل و دلایل سیستم سازی)

سیستم سازی در سازمان ها

یک شرکت بدون سیستم سازی را تصور کنید: بی نظم ، عدم ثبت دقیق فاکتورها ، رسیدگی نکردن به نیاز مشتری ، فروش پایین در زمان نبود مدیر ، همپوشانی اطلاعات و حتی ازدیاد اطلاعات غلط  در سازمان، به نظر شما راهکار درست برای چنین سازمانی چیست؟

مشکل اصلی چنین سازمانی نبود یک سیستم سازی موفق است ، برای مدیریت صحیح فعالیت ها باید نحوه انجام کارها را به طور کامل مستندسازی شود، در یک سیستم درست افراد باید بدانند دقیقا چه کاری ، در چه زمانی و چطور انجام دهند.

در ادامه با جزئیات و  مراحل ایجاد یک سیستم سازی صحیح در سازمان آشنا می شویم.اما سیستم سازی چیست ؟

سیستم سازی چیست؟

سیستم سازی کسب و کار به مجموعه ایی از فرآیند ها برای پیاده سازی عملیات ، افزایش بهره وری , و روش هایی که وظایف را مشخص می کند گفته می شود . این شامل مستندسازی و سازماندهی وظایف ، گردش کار، سیاست‌ها و پروتکل‌هایی است که جنبه‌های مختلف یک کسب‌وکار را کنترل می‌کنند. با ایجاد سیستم سازی های تعریف شده، شرکت ها می توانند به کنترل، کارایی، مقیاس پذیری و موفقیت بیشتری دست یابند.

مراحل سیستم سازی (5 تکنیک برای سیستم سازی حرفه ای)

1.لیستی از کارهای تکراری خود تهیه کنید.

• تمام وظایف خود را یادداشت کنید.
• مدت زمان انجام هر کار بنویسید.
• هر وظیفه هر چندوقت یکبار انجام می شود ؟
• امکان محول کردن وظایف را مشخص کنید.

2.وظایف را سازماندهی و مشخص کنید.

• وظایف را لیست و گروه انجام دهنده را مشخص کنید.
• درجه اهمیت کار را تعیین کنید ، برای مثال در یک تیم فروش پیدا کردن شماره جدید مهمتر است یا ثبت CRM مشتریان؟
• حال کارها را بر اساس اهمیتی که برای رشد کسب و کار دارند اولویت بندی کنید.

3.مستندسازی را آغاز کنید.

زمانی که تضخیص دادی چه وظایفی را باید به چه کسانی محول کنید ، نوبت مستند سازی فرا می رسد ، این قسمت از کار زمان برترین بخش از فرایند است .

در مستندسازی با توجه بالا به جزئیات توجه کنید ، هر کار را ابتدا از طریق مراحلی که شخص انجام دهنده آن پیش می رود ، بررسی کنید.

برای کارها دفترچه راهنما بسازید و از تمامی مراحل اسکرین شات و ویدئو تهیه کنید و همه نکات را به طور دقیق و کامل توضیح دهید تا جایی که نقطه ابهامی وجود نداشته باشد.

برای کاهش زمان نوشتن سیستم سازی می توانید از نمونه های رایگان و آنلاین استفاده کنید.

4.حرکت

پس انجام تمامی مراحل حالا نوبت به اجرای سیستم سازی می رسد.

در ابتدا خود سیستم سازی را اجرا کنید و بینید تا چه حد برایتان خوشایند است . کارها را دقیقا بر اساس مراحلی که درج کرده اید انجام دهید و درک کنید کدام قسمت از کار غیرجذاب است یا  کدام مرحله باعث فرسودگی شخص انجام دهنده می شود.

کار را به فرد دیگری منتقل کنید، اگر در طی مسیر دچار سوال شد یعنی مراحل به خوبی نوشته نشده اند، مراحل را جزئی تر و دقیق تر بنویسید .

5.رشدش بده

این مراحل نباید برای زمان طولانی مدت تعیین شوند و باید به طور مداوم تغییر کنند ، با گذشت زمان و اعمال تغییرات می توانید کار را هدفمندتر و با بهره وری بیشتر در سازمان اجرا کنید.
برای ایجاد تغییرات لازم نیست حتما خود شخص مدیر این فعالیت ها را انجام دهد می توانید از نظرات کارمندان نیز استفاده کنید، زیرا کارمندان می توانند به عنوان فردی که در حال انجام این کار است اشکالات کار را ببینند و فرایند را بهبود بخشند.

دلایل سیستم سازی در سازمان(چرا باید کسب و کارت نظم بدی؟)

1.بهبود بهره وری(نفس بکش)

در صورت نداشتن سیستم سازی مدیر باید به طور مداوم کار کامندان را بررسی کند و اگر زمانی در سازمان بناشد به طور کامل کارها بهم می ریزد . حالا به کسب و کاری فکر کنید که دارای سیستم سازی است : مدیر تنها در ابتدا تایم خود را برای آموزش یک وظیفه مصرف می کند و بعد از مدتی فقط نتیجه آن را بررسی می کند . مدیر تایم آزاد برای نفس کشیدن پیدا می کند و در نتیجه بهره وری مدیر و کسب و کار رشد می کند.

2.شفافیت در فرایندها (میتونی دوباره مدیر بشی)

بعضی از مدیران اینقدر سرگرم آموزش کارمندان و انجام کارهای محوله هستند که دیگر از وظیفه مدیریتی خود دور شده اند ، این شرایط آینده خوبی را برای سازمان به وجود نمی آورد.با سیستم سازی درست و تفویض اختیار شما انجام کارهایی مانند حسابداری و امور مالی ، خرید مواد اولیه و حتی مذاکره با خریداران را به عهده کارمندان متخصص این حوزه می گذارید و در صورت تمایل تنها نتیجه آن را بررسی می کنید.

وظایف یک مدیر حرفه ای شامل مراحل زیر می شود که باید به صورت دقیق و تخصصی انجام دهد:

1.مدیریت منابع انسانی

2.هدف گذاری

3.تعریف پروژه

4.طراحی استراتژی بازاریابی ، قیمت گذاری و فروش

وقتی سیستم سازی را جدی بگیرید دوباره می توانید مدیر شوید.

3.رشد کسب و کار (کسب و کارت رو ببر به قله)

سیستم سازی کسب و کارتان را دقیقا در مسیر موفقیت قرار می دهد.می دانید چرا؟

در یک سیستم سازی اصولی شما تمام فعالیت های غیرضروری ، مراحل بیهوده و زمان های پرت را فرایند کاری اصولی حذف می کنید و تمام فعالیت های سازمانی را براساس مستندات رویه ها پیش می برید . در چنین وضعیتی متوجه خواهید که چه بخش از منابع را هدر داده اید و حالا با رعایت سیستم سازی چطور میتوانید راندمان کار را افزایش دهید.

4.هزینه ها پایین ، راندمان بالا

شما به عنوان یک مدیر کسب و کار مسئول هستید تا منابع و هزینه ها را کنترل کنید و به جای اینکه وقت خود را صرف بازدید  صندوق ورودی کنید باید وقت خود را برای تجزیه و تحلیل فرصت های تجاری جدید و توسعه خطوط تولید جدید صرف کنید .

با محول کردن وظایف مهم و روزانه خود می تواند موثرتر کسب و کار خود را مدیریت کنید. در قسمت ماجرا شما می توانید خطای انسانی را به شدت کاهش دهید و از دوباره انجام شدن آن جلوگیری کنید .

کلام آخر

شما مدیر یک کسب و کار هستید ، انجام هر گونه کار بیهوده ممنوع . لازم نیست تمامی کارها را خودتان انجام دهید ، شاید در کوتاه مدت فکر کنید کم هزینه تر است و راندمان کار خوب پیش می رود ، اما در دراز مدت شاهد افت کسب و کار خود خواهید بود زیرا یک مدیر وظایف مهمی مانند طراحی استراتژی ، مدیریت منابع انسانی و تعیین هدف گذاری را به عهده دارد . بهتر است به جای علاقمند بودن به انجام کار به واگذاری کارها علاقمند باشید .

برای یک سیستم سازی اصولی همانطور که در بالا گفته شد جزئیات انجام کار از اهمیت بالایی برخوردار است .

موسسه آموزش عالی آزاد امین در دوره رایگان مدیریت کسب و کار به صورت تخصصی کسب و کارهای اینترنتی را بررسی می کند برای دریافت دوره رایگان روی لینک زیر کلیک کنید.

برای دریافت اطلاعات در رابطه با دوره تخصصی MBA و DBA فرم زیر را پر کنید.