ارتباط موثر برای موفقیت در کسب و کار و دستیابی به اهداف تجاری و افزایش فروش نقش مهم و به سزایی دارد. برای برقراری ارتباط موثر نه تنها باید توانایی خوب سخن گفتن را داشته باشید، بلکه باید بتوانید خوب گوش بدهید. این مقاله به نقشی که ارتباط موثر در موفقیت هر کسب و کار دارد می پردازد. پس تا پایان این مقاله همراه ما باشید. اگر می خواهید اطلاعات جامع تری درباره نحوه برقراری ارتباط موثر که موجب رشد و ارتقای کسب وکار شما شود، دست یابید:

موسسه آموزش عالی آزاد امین با 20 سال پیشینه آموزش در حوزه مدیریت، نقش ارتباط موثر را  از صفر تا صد را در دوره های حضوری و غیر حضوری MBA و  DBA شرح می دهد. همچنین دو فرصت ویژه را در اختیار شما گذاشته است:

• یکی از آنها امکان بارگیری یک مینی دوره رایگان MBA برای علاقه مندان به آشنایی با دوره های مدیریتی MBA و  DBA با مدرک وزارت علوم تاییدیه WES  کانادا در موسسه آموزش عالی امین.

• دیگری  امکان یک جلسه مشاوره رایگان درباره کسب‌و‌کارتان یا دوره های مدیریتی MBA و  DBA است. بدین منظرو می توانید فرم زیر را پر کنید تا کارشناسان ما با شما تماس بگیرند.

10 روش برای ارتباط موثر

ابزارهای گوش دادن فعالانه که برخی از آن ها در زیر ارائه شده اند به شما کمک می کنند مکالمه و یا بحث بسیار موفقیت آمیزی را داشته باشید.

1. بر سخنان فرد سخنگو تمرکز  کافی داشته باشید.
2. برای درک کامل پیام فرد سخنگو، هم به محتوا توجه کامل داشته باشید و  هم عواطف موجود در پیام را در نظر بگیرید.
3. ارتباط چشمی با فرد سخنگو داشته و آن را حفظ کنید تا متوجه شود که به او توجه دارید.
4. پس از پایان سخن فرد سخنگو، برای اطمینان از درک صحیح پیام او، بازخورد کلامی ارائه دهید.
5. زمانی که دیگران با شما سخن می گویند،سعی کنید همیشه آرامش خود را حفظ کنید.
6. هنگام گوش دادن صادق باشید و از قضاوت بپرهیزید.
7. هنگام ارائه بازخورد، برای اطمینان از درک صحیح پیام، بازخورد خود را در یک جمله ارائه دهید.
8. تنها بر کلمات تمرکز نکنید؛ به نحوه ی انتقال و بیان پیام نیز توجه کنید.
9. عواطفی را که برای درک پیام دارای اهمیت اند به رسمیت بشناسید.
10. هدفتان در مکالمه این باشد که نیت واقعی سخنگو را درک کنید.

ارتباط موثر در محیط  کاری چیست؟

برقراری ارتباط صحیح می تواند چالشی بین افراد با پیشینه ها، نقاط برتر و فرهنگ های مختلف باشد. بنابراین، کارشناسان مشاور فوربس نکات مهمی را برای برقراری ارتباط موثر در محل کار برای کمک به شما توضیح می‌دهند.

ارتباط در محیط کار تبادل نظر و افکار در مورد کار است، اما ارتباط موثر در محل کار فراتر از آن است. ارتباط موثر واضح است و گیرنده هدف آن را درک می کند. بنابراین، هم فرستنده و هم گیرنده پیام راضی هستند. دو شکل از ارتباط داریم:

ارتباط دو طرفه
ارتباط موثر در محل کار فقط انتقال اطلاعات به اعضای تیم نیست، بلکه توضیح دادن آن به روشی است که آنها می فهمند. گیرنده همچنین بر به دست آوردن کل معنای مکالمه تمرکز می کند و باعث می شود طرف مقابل احساس کند شنیده شده و درک می شود.

ارتباط ارائه راه حل
تبادل ایده ها و اطلاعات به طور کارآمد و موثر انجام می شود و باعث افزایش همکاری در انجام وظایف داده شده می شود. بنابراین، تیم ها بهتر می توانند گام های لازم را برای رسیدن به اهداف خود بردارند

مزایای ارتباط موثر در محل کار

گزارش وضعیت محیط کار جهانی 2022 گالوپ نشان می دهد که از 31 میلیون کارمند مصاحبه شده، تنها 13 درصد از رهبران آنها ارتباطات موثر در محل کار را تمرین می کردند. با این حال، اگر نتوانید اهداف سازمانی و تغییرات عملیاتی را به اشتراک بگذارید، فرهنگ و ارزش‌ها را به استخدام‌شدگان جدید یا تیم‌های متقابل منتقل کنید یا به‌روزرسانی‌های تجاری را به درستی به اشتراک بگذارید، دستیابی به اهداف تعیین‌شده چالش برانگیز می‌شود.

ارتباط موثر در محل کار باعث افزایش انگیزه، مشارکت و رضایت کارکنان می شود که باعث کاهش تعارضات محل کار و افزایش بهره وری می شود و مزایای زیر را در بر می گیرد:

افزایش مشارکت کارکنان

یکی از مزایای ارتباط موثر این است که روابط بهتری را بین مدیریت و کارکنان و همچنین بین کارمندان ایجاد می‌کند و مشارکت کارکنان را ارتقا می‌دهد. وقتی مدیریت نیازها و انگیزه‌های کارکنان را در نظر می‌گیرد و به درستی با آنها صحبت می‌کند، راحت‌تر می‌توان آنها را وادار کرد تا از مهارت‌ها و استعدادهای خود در جهت همان هدف استفاده کنند.

افزایش انگیزه برای کار

تقریباً 30 درصد مواقع، سازمان‌ها به دلیل ارتباط ناکارآمد بین مدیریت و کارکنان، احتباس کم را تجربه می‌کنند. اما زمانی که کارمندان وظایف خود را درک می کنند و نقش آنها چگونه بر موفقیت کلی تیم تأثیر می گذارد، انگیزه می گیرند تا اقدامات لازم را انجام دهند. نه تنها سازمان شما از حفظ کارمندان طولانی تری برخوردار می شود، که شرکت شما را تقویت می کند، بلکه کارکنان نیز با انگیزه باقی می مانند، که تفاوت را ایجاد می کند.

بهره وری بهبود یافته 

با حصول اطمینان از اینکه اطلاعات به شیوه ای صحیح منتقل می شود، کارمندان نقش خود را بهتر درک می کنند و وظایف خود را با شایستگی انجام می دهند. این باعث افزایش بهره وری در سراسر شرکت شما می شود.

تعارضات محل کار کمتر

از آنجایی که محیط های کاری دارای افراد با فرهنگ ها و باورهای مختلف هستند، به طور طبیعی تضادها به وجود می آیند. با این حال، بیشتر درگیری ها ناشی از تاکتیک های ارتباطی ناکارآمد است. بنابراین، مکان‌های کاری که از ارتباطات باز و سبک‌های ارتباطی اصلاح‌شده استقبال می‌کنند، باید انتظار تعارض کمتری بین مدیران و کارکنان، و حتی بین کارکنان داشته باشند

10 نکته برای برقراری ارتباط موثر در محل کار

با درک کامل از اهمیت ارتباط موثر در محل کار، اجازه دهید به نکات مهم برای ارتباط موثر نگاه کنیم، از جمله مهارت‌های ارتباطی کلیدی که باید اتخاذ کنید، نحوه اولویت‌بندی ارتباط دو طرفه، نحوه سازماندهی ارتباطات و موارد دیگر.

1. از راه درست ارتباط برقرار کنید

برای ارتباط موثرتر، ابتدا این سوالات را بپرسید.

• هدف چیست؟
• چه کسی باید این را بشنود؟
• چگونه باید پیام را منتقل کنم؟

ارتباطات ناکارآمد اغلب زمانی اتفاق می افتد که مدیران با کارمندان اشتباه صحبت می کنند یا اطلاعات را در محیط کاری اشتباه به اشتراک می گذارند. بنابراین، مطمئن شوید که هدف ارتباط شما را به گیرندگان مرتبط هدایت می کند. همچنین از بین کانال های ارتباطی مختلف برای کارمند و موقعیت، مناسب ترین روش ارتباطی را انتخاب کنید. به عنوان مثال، یک کارمند ممکن است ایمیل را ترجیح دهد، در حالی که شخص دیگری تعامل فیزیکی را دوست دارد، جایی که تماس چشمی وجود دارد و می تواند زبان بدن شما را بخواند.

با این حال، به طور کلی، باید اطلاعات یا دستورالعمل‌های فوری، اخبار مهم یا اخبار حساس مانند تبلیغات یا انتقال را به صورت رو در رو در میان بگذارید.

2. ارتباط دو طرفه را در اولویت قرار دهید

ارتباط موثر در محل کار شامل صحبت کردن، گوش دادن فعال و بازخورد است. هر دو طرف باید یکدیگر را درک کنند. حال، چگونه می توانید آن را ممکن کنید؟

گوش دادن فعال را تمرین کنید: برای اینکه اطلاعات مهم را از دست ندهید، به حرف یک همکار گوش ندهید تا بتوانید پاسخ دهید. در عوض، گوش دهید تا آنها را درک کنید. تماس چشمی را با گوینده حفظ کنید، هر آنچه به ذهنتان می رسد را در حین صحبت کردن یادداشت کنید و با حرکات مرتبط پاسخ دهید تا نشان دهید دارید گوش می دهید.

بازخورد را بپذیرید: از اعضای تیم خود بخواهید در مورد پیام و سبک ارتباطی خود بازخورد داشته باشند و نظرات و نگرانی های آنها را یادداشت کنید. آنها می توانند چنین اطلاعاتی را در طول جلسات به اشتراک بگذارند یا آنها را به صورت ناشناس در جعبه های پیشنهاد رها کنند. شما همچنین می توانید بازخورد ارائه دهید، اما آن را با تفکر انجام دهید. فقط این کار را به شدت یا در ملاء عام انجام ندهید.

همچنین، ابتدا با قدردانی از کار آنها و سپس اشاره به نحوه بهبود، بازخورد سازنده اتخاذ کنید. به آنها نیز اجازه دهید نظرات خود را در مورد بازخورد شما به اشتراک بگذارند.

3. مهارت های ارتباطی خود را بسازید

ارتباط موثر در محل کار با توسعه مهارت های ارتباطی خوب شما شروع می شود. در اینجا موارد حیاتی وجود دارد.

واضح باشید: برای برقراری ارتباط موثر، هدف خود را روشن کنید، از کلمات قابل فهم استفاده کنید و از جملات ناقص اجتناب کنید. همچنین، هنگام برقراری ارتباط با تیم خود، زمینه را فراهم کنید. به عنوان مثال، هنگام تعیین انتظارات، نمونه ها را به اشتراک بگذارید و گروه هایی را که باید درگیر شوند و گروه هایی که تحت تأثیر خروجی قرار می گیرند برجسته کنید. همچنین، کارکنان را تشویق کنید تا برای به حداقل رساندن خطاها و به حداکثر رساندن بهره وری، سؤال بپرسند.

مودب بمانید: برای تقویت ارتباط مؤثر در محل کار، باید ارتباطات محترمانه را تمرین کنید و تفاوت ها را مثبت کار کنید. حتی در هنگام اختلاف، سعی کنید مودب بمانید و از کلمات توهین آمیز خودداری کنید. همچنین مراقب زبان بدن و حالات چهره خود باشید و از لحن مناسب استفاده کنید تا نشانه‌های ناخواسته از خود بروز ندهید.

ذهن باز بمانید: مطمئن شوید که کارمندان شما احساس راحتی می کنند که با ایده ها یا نگرانی ها به شما نزدیک شوند. این بدان معناست که شما باید افکار آنها را در نظر بگیرید و با احترام به آنها توجه کنید، حتی زمانی که مشغول هستید. و اگر در مورد رفتار یا عملکرد یک کارمند نگرانی دارید، به جای فرضیات با آنها در میان بگذارید.

4. منحصر به فرد بودن هر کارمند را بپذیرید

یکی از مهمترین چیزها برای بهبود ارتباطات و مشارکت کارکنان در محل کار شما، پذیرش سبک ارتباطی منحصر به فرد هر کارمند است. این بدان معنی است که شما باید در مورد کانال های ارتباطی و سبک ترجیحی آنها بیاموزید. سپس، روش‌های ارتباطی خود را با سبک انتخابی آن‌ها تنظیم کنید.در حالی که تیم فروش به دنبال تجزیه و تحلیل داده های بی پایان است، تیم تجزیه و تحلیل ممکن است خواهان داستان های دقیق در مورد نحوه جذب مشتریان نباشد.

5. تعاملات یک به یک داشته باشید

برای بهبود ارتباطات در محل کار، باید در مورد روابط عمدی باشید. جلسات انفرادی را با اعضای تیم خود برنامه ریزی کنید. این جلسات به کارمندان خود نشان می دهد که برای آنها ارزش قائل هستید و تمایل دارید بیشتر با آنها ارتباط شخصی برقرار کنید. بعلاوه، افراد ترسو یا محتاط تمایل دارند بازتر باشند و اطلاعات و بازخوردهای ارزشمند را در تنظیمات خصوصی به اشتراک بگذارند.

6. جلسات هفتگی تیم را برنامه ریزی کنید

برای تقویت ارتباط خوب بین اعضای تیم، جلسات هفتگی را برنامه ریزی کنید که در آن کارمندان بتوانند نظر خود را بیان کنند. مدیران تیم می توانند با اعضای تیم ملاقات کنند تا دستاوردها، چالش ها و نگرانی های هر هفته را بررسی کنند. آنها همچنین می توانند اهداف و وظایف هفته بعد را تعیین کنند و حتی در مورد ایده های تصویر بزرگ بحث کنند. همچنین می‌توانید با مستند کردن مکالمات مهم و اشتراک‌گذاری خلاصه‌ها برای شفاف‌سازی نکات و کمک به تیم در یادآوری توصیه‌ها و نکات اقدام، قدمی فراتر بردارید.

7. برای تیم سازی وقت بگذارید

فعالیت های تیم سازی اغلب یک محیط کاری پویا ایجاد می کند که در آن افراد احساس امنیت می کنند و اعتماد به نفس خود را افزایش می دهند. بنابراین، خلاق باشید. با ترویج تعاملات غیرمنتظره مانند کانال‌های غیر کاری یا رویدادهای خارج از دفتر، به کارمندان اجازه فرار از فعالیت‌های معمولی بدهید. به آنها اجازه دهید از طریق فعالیت‌هایی مانند بازی‌های یخ‌شکن، بازی‌های حل پازل، جلسات تناسب اندام، ناهار تیمی و قرارهای سینمایی با هم معاشرت کنند و با هم همکاری کنند. اعضای تیم، ارتباطات و همکاری تیمی را کاهش داده و بهبود می بخشند و حفظ کارکنان را ارتقا می دهند.

8. قدردانی نشان دهید

کسب‌وکارهایی که کارگران متعهد و شاد دارند، 23 درصد بیشتر از مشاغلی که کارمندان بدبخت دارند، سود می‌کنند. برای نزدیک شدن به دستیابی به اهداف خود به عنوان یک سازمان، باید از کارمندان قدردانی کنید و به خود اهمیت دهید. از آنها به خاطر ایده های درخشانشان یا برای انجام سریع یک کار تشکر کنید. و این شامل به صفر رساندن دقیقاً آنچه شما را خوشحال کرده است می شود. این نشان می دهد که شما واقعی هستید، و آنها نیز می توانند آن را تکرار کنند.

برای مثال، می‌توانید بگویید: «شما به خوبی مراحل تقسیم‌بندی مشتری را در ارائه خود برجسته کردید. مثال‌هایی که شما ارائه کردید به تیم کمک کرد تا روند را درک کند.»

9. یک اپلیکیشن ارتباط تیمی دریافت کنید

بدون ارتباطات تیمی خوب، ارتباطات نادرست وجود خواهد داشت، به ویژه از آنجایی که بسیاری از سازمان ها اکنون ترکیبی یا از راه دور هستند. اما با پلتفرم‌های ارتباطی تیمی، چه UCaaS یا CPaaS، کارمندان می‌توانند ارتباط برقرار کنند، به‌روز بمانند و در پروژه‌ها همکاری کنند. آنها می توانند برای انجام وظایف خود ملاقات کنند، اطلاعات مربوطه را به اشتراک بگذارند و در مورد وظایف آینده بحث کنند. برنامه‌های ارتباطی شامل ابزارهای مدیریت پروژه، ابزارهای ویدئو کنفرانس و خدمات پروتکل صوتی از طریق اینترنت است.

10. جلسات آموزش ارتباطات را سازماندهی کنید

برگزاری جلسات آموزشی ارتباطی منظم را در نظر بگیرید تا هم رهبران تیم و هم کارکنان بتوانند مهارت‌های ارتباطی اساسی را که ارتباطات در محل کار را بهبود می‌بخشد، درک کنند. جلسات آموزشی را به صورت فیزیکی برگزار کنید یا به صورت آنلاین از طریق Google Meet یا Zoom یا هر پلتفرم ارتباطی دیگری ملاقات کنید. همچنین می توانید از ابزارهای وبینار برای آموزش استفاده کنید تا کارمندان قدیمی و جدید همیشه بتوانند به آنها دسترسی داشته باشند.

جمع بندی

در همه زمینه ها نیاز به اموزش وجود دارد. همیشه فرصتهایی را که برای یادگیری و دانش افزایی پیش می آید، غنیمت بدانید. موسسه آموزش عالی آزاد امین این فرصت در اختیار شما قرار می دهد که با شرکت در دوره های MBA و DBA دانش و مهارت مدیریت، بازاریابی و فروش را در خود تقویت کنید.

امتیاز ویژه این دوره ها نیز، مدرک وزارت علوم و تحقیقات همراه با تاییدیه WES کانادا است. پس وقت را غنیمت بشمارید و برای تبدیل شدن به یک بازاریاب و فروشنده موفق فرم زیر را پر کنید و از  یک جلسه مشاوریه رایگان با کارشناسان ما بهره مند شوید. از تجربه های خود که منجر به موفقیت در برقراری ارتباط موثر در کسب و کارتان شده است، دربخش نظرات این مقاله برایمان به اشتراک بگذارید.