چگونه مدیریت زمان کنیم؟

همه افراد در جهان زمان یکسانی برای زندگی و کارهای روزمره خود دارا می باشند ولی بعضی از این افراد کار های بسیار بیشتری را در طول شبانه روز انجام می دهند و به تمامی کارهای خود می رسند . علت این اتفاق در مدیریت زمان خوب و عالی این افراد نهفته  است . این افراد زمان را بصورت حرفه ای تر از سایر افراد مدیریت میکنند .  در این مقاله قصد داریم در مورد نحوه مدیریت  زمان افراد موفق صحبت کنیم و مدیریت زمان درست و اصولی را آموزش بدهیم پس با ما همراه باشید .

ابتدا باید به سوال زیر پاسخ بدهیم :

مدیریت زمان چیست ؟

مدیریت زمان یعنی فرایند تقسیم بندی زمان برای سازماندهی کارهای الویت بندی شده و مشخص است.

در مدیریت زمان به دنبال این هستیم که چگونه میتوانیم از زمانی را که در اختیار داریم بهترین استفاده را ببریم و اینکه چگونه در کوتاه ترین زمان کار ها را به بهترین شکل انجام بدهیم و از کارها و برنامه ریزی ها عقب نمانیم .

مزایای مدیریت زمان

• کاهش اضطراب و استرس

مدیریت زمان و برنامه ریزی کارها منجر به کاهش نگرانی و استرس از انجام نشدن و به موقع انجام نشدن کارها می شود .

• استفاده بهینه از زمان

برنامه زمان بندی شده کارهای روزانه سبب می شود که از زمان مان  بهینه تر استفاده کنیم و به کارهایمان سرعت  بیشتری ببخشیم .

• افزایش عملکرد در محیط کار

قاعدتا مدیریت زمان باعث میشود کارها عقب نماند و به انجام دادن کارها سرعت میبخشد و باعث افزایش عملکرد  در محیط کار می شود .

• نظارت دقیق تر بر فعالیت ها و کارها

اگر شما کار مدیریتی انجام میدهید و میخواهید نظارت دقیقتری بر  فعالیت خود و فعالیت پرسنل داشته باشید مدیریت زمان به شما کمک میکند نظارت دقیق تری بر انجام این فعالیت ها داشته باشید .

• ایجاد فرصت های بیشتر کاری

قاعدتا شما با مدیریت زمان میتوانید به انجام کارها سرعت ببخشید و این سرعت بخشیدن باعث میشود زمان و فرصت بیشتری برای انجام کارهای دیگه ای پیدا کنید

چگونگی مدیریت زمان

• نوشتن لیست کارهای روزانه ، هفتگی و ماهانه

اولین قدم در مدیریت و برنامه ریزی زمان ، نوشتن لیست کارهایی از که در مدت زمان مشخص ( روزانه، هفتگی و….)  قصد داریم انجام بدهیم . دقت داشته باشید در این کار وسواس به خرج بدهید تا هیچ فعالیتی را از قلم نندازید چون فراموش کردن یک فعالیت میتواند کل برنامه ریزی شما را در آنیده به هم بریزد . دقت داشته باشید که کوچک ترین فعالیت ها را هم یادداشت کنید .

• الویت بندی کار ها بصورت روزانه ، هفتگی و ماهانه

در قدم دوم الویت بندی کارهایی است که در لیست بالا نوشته بودید . این کارها را به بخش های زیر تقسیم کنید :

• الویت اول : کار های ضروری
• الویت دوم : فعالیت های مهم ولی غیر ضروری
• الویت سوم :فعالیت غیر ضروری

• تعیین زمان برای هر کدام از کارها و فعالیت ها

قدم سوم در مدیریت زمان ، زمان بندی کارهای فوق است که دقیقا هر کاری به چه زمانی نیاز دارد . دقت داشته باشید که زمان بندی را طوری انجا م دهید که هیچ فعالیتی زمان را به سرقت نبرد و کنترل دقیقی بر زمان داشته باشید .

عوامل موثر در مدیریت زمان

• برای خود زمان استراحت در نظر بگیرید

حتما در زمان بندی خود می بایست زمان استراحت خوب و منطقی در نظر بگیرید که هم بتوانید در زمان تعیین شده ریکاوری خوبی انجام بدهید و هم زمان تان بیهوده هدر نرود.

نکته بسیار مهم در زمان استراحت این است که در آن زمان فقط استراحت کنید و هیچ فعالیت ذهنی و جسمی نداشته باشید . حتی در مورد کار فکر هم نکنید .

دقت داشته باشید فعالیت ذهنی 4 برابر فعالیت جسمی از شما انرژِی میگیرد .

• به برنامه خود بسیار متعد باشید

زمان بندی و برنامه ریزی بدون تعهد به انجام کار ، کاملا کار بیهوده ای است .

شما نباید هیچ بهانه ای برای انجام ندادن برنامه داشته باشید و باید صد در صد توان خود را برای انجام یک برنامه بگذارید

• به سادگی (نه) بگویید

در بسیاری از مواقع دوستان و آشنایان از ما درخواست میکنند که زمان خود را در اختیار آنان قرار بدهیم و این کار موجب آسیب رسیدن به زمان بندی و برنامه ریزی ما می شود . در بسیاری از این مواقع بدلیل عدم توانایی در گفتن کلمه نه ، زمان خود را صرف کارهای بیهوده میکنیم و کل زمانبندی و عمر ما تلف میشود .

• زمان را هدر ندهید

در بسیاری از مواقع برای شما پیش آمده است که با وجود اینکه برای استراحت خود 30 دقیقه در نظر گرفته اید ولی 1 ساعت استراحت میکنید یا زمانی که برای انجام کاری 1 ساعت در نظر گرفته اید ولی انجام دادن ان کار 2 ساعت در وقت شما را میگیرد .

و علت اینکار هدر دادن وقت حین انجام کار است شما در هنگام کار فقط و فقط باید کار کنید و هر چیزی که حواستان را پرت کند دوری کنید .

• تعیین کنید چه زمانی از روز یا شب بالاترین کارکرد و بهره وری را دارید

ساعت فیزیولوژِیک بدن  افراد مختلف از هم متفاوت است به طور مثال فردی ساعت ۶ صبح بسیار کارکرد بالایی دارد و بالعکس فردی در همان ساعت به هیچ بهره وری خوب وبالایی ندارد

در مدیریت زمان باید به این نکته دقت داشت که در زمان هایی که بهره وری بالایی دارید کارهای مهم را قرار بدهید تا این کارها به صورت سریع و در بهترین حالت انجام بشوند .

۶)‌ مدت زمان کارها را کم یا محدود کنید

بطور مثال شما برای انجام پروژه ای تا ۱۰ روز دیگر زمان دارید

در این حالت شما زمان بندی را ۷ روزه تنظیم کنید و پروژه را در ۷ روز به اتمام برسانید تا به این شکل کارها بر روی یک دیگر انباشه نشود . و فرصت کافی برای زمانی بندی بهتر داشته باشید .

۷)‌کمال گرایی را کنار بگذارید

کمال گرایی افتی است که اگر به جان شما بیفتد هیچ وقت نمیتوانید کاری را به اتمام برسانید.

پلن خوبی که همین الان میتواند اجرا شود بهتر از پلن بسیار عالی است که قرار است انجام دادنش یک ماه زمان ببرد .