صورت مغایرت بانکی چیست؟ آموزش با اکسل و مثال
صورت مغایرت بانکی چیست؟ آموزش با اکسل و مثال
صورت مغایرت بانکی چیست؟ آموزش مرحله‌به‌مرحله با مثال و اکسل
صورت مغایرت بانکی یکی از ابزارهای مهم حسابداری و کنترل داخلی است که به حسابدار کمک میکند اختلاف میان مانده حساب بانک در دفاتر شرکت و مانده اعلام‌شده در صورت‌حساب بانک را شناسایی و بررسی کند.
تصور کنید حسابدار یک شرکت در پایان ماه، مانده حساب بانک را در نرم‌افزار حسابداری ۴۷۷ میلیون تومان مشاهده میکند؛ اما مانده همان حساب در صورت‌حساب بانک ۴۸۵ میلیون تومان است.
در نگاه اول، هشت میلیون تومان اختلاف وجود دارد.
آیا یکی از این دو عدد اشتباه است؟ آیا تراکنشی ثبت نشده یا چکی هنوز از حساب خارج نشده است؟
پاسخ بدون بررسی جزئیات مشخص نمی‌شود.
ممکن است شرکت پرداختی را ثبت کرده باشد که هنوز در بانک اعمال نشده است. احتمال دارد بانک کارمزدی برداشت کرده باشد که در دفاتر ثبت نشده یا مبلغی مستقیماً به حساب شرکت واریز شده باشد.
در این مقاله یاد می‌گیریم صورت مغایرت بانکی چیست، چه مواردی اختلاف ایجاد می‌کنند، چگونه مغایرت را مرحله‌به‌مرحله تهیه کنیم و با چه فرمول‌هایی می‌توان فرایند را در اکسل مدیریت کرد.
صورت مغایرت بانکی چیست؟
صورت مغایرت بانکی یا Bank Reconciliation Statement گزارشی است که مانده ثبت‌شده بانک در دفاتر حسابداری را با مانده صورت‌حساب صادرشده توسط بانک تطبیق می‌دهد.
در یک تاریخ معین، این دو مانده ممکن است به دلایل مختلف یکسان نباشند.
بخشی از اختلاف‌ها ناشی از تفاوت زمان ثبت تراکنش است.
بخش دیگری نیز می‌تواند به کارمزدها، دریافت‌ها و پرداخت‌های ثبت‌نشده یا اشتباهات حسابداری مربوط باشد.
هدف تهیه صورت مغایرت این است که برای هر اختلاف، علت و مدرک قابل پیگیری مشخص شود.
در پایان، حسابدار باید بتواند نشان دهد چرا دو مانده اولیه متفاوت بوده‌اند و پس از اعمال تعدیلات مناسب، چگونه به یک مانده قابل تطبیق می‌رسند.
صورت مغایرت بانکی چه کاربردی دارد؟
تهیه منظم این گزارش به شرکت کمک میکند:
- تراکنش‌های ثبت‌نشده را شناسایی کند.
- پرداخت‌ها و دریافت‌های تکراری را بررسی کند.
- چک‌های صادرشده‌ای را که هنوز از بانک وصول نشده‌اند پیگیری کند.
- کارمزدها و برداشت‌های بانکی را کنترل کند.
- اشتباهات احتمالی ثبت مبلغ یا حساب را پیدا کند.
- مانده قابل اتکاتری برای گزارش‌های مالی فراهم کند.
- موارد غیرعادی را برای بررسی کنترلی شناسایی کند.
بااین‌حال، برابرشدن دو مانده به‌تنهایی ثابت نمی‌کند تمام عملیات صحیح یا بدون سوءاستفاده بوده‌اند. صحت اسناد، مجوز پرداخت‌ها و کامل‌بودن تراکنش‌ها نیز باید بررسی شوند.
تفاوت مانده بانک در دفاتر با مانده صورت‌حساب بانک
مانده طبق دفاتر: مانده حساب مرتبط با بانک در نرم‌افزار یا دفاتر حسابداری شرکت.
مانده طبق بانک: مانده‌ای که بانک در صورت‌حساب برای همان حساب و در تاریخ مشخص گزارش میکند.
این دو مانده در دو سیستم جداگانه ثبت می‌شوند.
برای مثال، ممکن است شرکت در پایان ماه پرداختی را در دفاتر ثبت کرده باشد، اما چک مربوط هنوز ارائه یا تسویه نشده باشد.
در این وضعیت، حسابداری خروج وجه را ثبت کرده اما بانک هنوز حساب را بدهکار نکرده است.
در نتیجه، مانده بانک ممکن است بیشتر از مانده دفاتر باشد.
برعکس، اگر بانک هزینه خدمات را از حساب کسر کند و حسابدار هنوز از آن اطلاع نداشته باشد، مانده دفاتر ممکن است بیشتر از مانده صورت‌حساب بانکی باشد.
۶ علت رایج مغایرت بانکی
۱. چک‌های صادرشده و وصول‌نشده
چک وصول‌نشده یا Outstanding Check در مدل متداول مغایرت، چکی است که شرکت آن را صادر و در دفاتر به‌عنوان پرداخت ثبت کرده، اما تا تاریخ گزارش هنوز از حساب بانکی تسویه نشده است.
این مبلغ در اصلاح مانده سمت بانک کسر میشود.
البته ثبت حسابداری چک‌های وعده‌دار و تعهدات مرتبط باید مطابق ماهیت عملیات و رویه حسابداری واحد تجاری بررسی شود. صرف صدور یک چک با سررسید آینده الزاماً به معنای خروج وجه نقد در همان روز نیست.
۲. وجوه واریزی بین‌راهی
گاهی شرکت دریافت وجه را در دفاتر ثبت میکند، اما تراکنش تا پایان تاریخ گزارش هنوز در صورت‌حساب بانک نمایش داده نشده است.
اگر وجود و زمان‌بندی آن با سند معتبر تأیید شود، مبلغ به مانده سمت بانک اضافه میشود.
۳. کارمزدهای بانکی ثبت‌نشده
ممکن است بانک بابت خدمات مشخص، کارمزدی از حساب کسر کند و این مبلغ هنوز در دفاتر حسابداری ثبت نشده باشد.
در این حالت، پس از بررسی سند بانکی، هزینه و کاهش مانده بانک در دفاتر ثبت میشود.
۴. دریافت مستقیم از مشتری
ممکن است مشتری مبلغی را مستقیماً به حساب شرکت واریز کرده باشد، اما واحد حسابداری هنوز آن را به فاکتور یا حساب مربوط تخصیص نداده باشد.
در چنین شرایطی نباید مبلغ بدون شناخت ماهیت آن به‌عنوان درآمد قطعی ثبت شود.
ابتدا باید مشخص شود دریافت بابت چه موضوعی بوده است.
۵. برداشت خودکار یا پرداخت ثبت‌نشده
اقساط، هزینه خدمات یا سایر پرداخت‌های مجاز ممکن است مستقیماً از حساب بانکی برداشت شوند.
این موارد پس از شناسایی ماهیت و بررسی مدارک باید در دفاتر ثبت شوند.
۶. اشتباه در ثبت تراکنش
گاهی مبلغ یک تراکنش در دفاتر اشتباه ثبت شده یا یک سند دوبار ثبت شده است.
برای مثال، پرداخت ۸ میلیون تومان ممکن است به‌اشتباه ۸۰۰ هزار تومان وارد شده باشد.
این اختلاف باید از طریق سند منبع شناسایی و با ثبت اصلاحی مناسب برطرف شود.
آموزش تهیه صورت مغایرت بانکی در ۷ مرحله
مرحله اول: تاریخ و حساب مورد بررسی را مشخص کنید
ابتدا تعیین کنید صورت مغایرت مربوط به کدام حساب بانکی و چه تاریخی است.
برای مثال: صورت مغایرت حساب جاری شرکت در پایان مهر ۱۴۰۵.
مانده بانک و مانده دفتر باید به یک تاریخ و محدوده مشخص مربوط باشند.
مرحله دوم: اسناد لازم را جمع‌آوری کنید
برای شروع به این اطلاعات نیاز دارید:
- صورت‌حساب رسمی یا گزارش تراکنش‌های بانک
- ریز حساب بانک در دفاتر حسابداری
- صورت مغایرت دوره قبل
- فهرست چک‌های صادرشده و تعیین‌تکلیف‌نشده
- فهرست دریافت‌ها و پرداخت‌ها
- اسناد بانکی و حسابداری مورد نیاز
داشتن صورت مغایرت دوره قبل اهمیت دارد، چون باید مشخص شود کدام موارد معوق قبلی در دوره جدید تسویه شده‌اند.
مرحله سوم: تراکنش‌های مشترک را تطبیق دهید
دریافت‌ها و پرداخت‌های ثبت‌شده در بانک را با اسناد دفاتر مقایسه کنید.
برای تطبیق به اطلاعات زیر توجه کنید:
- تاریخ
- مبلغ
- شماره پیگیری یا سند
- نوع تراکنش
- شماره چک، در صورت وجود
- مشخصات طرف معامله
وجود دو تراکنش با مبلغ برابر لزوماً به معنای یکسان‌بودن آن‌ها نیست.
اگر در یک روز چند پرداخت با مبلغ مشابه انجام شده باشد، تطبیق باید با مشخصات تکمیلی صورت گیرد.
مرحله چهارم: موارد ثبت‌شده در دفاتر اما اعمال‌نشده در بانک را مشخص کنید
در این مرحله ممکن است با چک‌های وصول‌نشده یا وجوه بین‌راهی مواجه شوید.
این موارد اگر قبلاً به‌درستی در دفاتر ثبت شده‌اند، معمولاً به ثبت مجدد نیاز ندارند.
آن‌ها در سمت بانک صورت مغایرت نمایش داده می‌شوند.
مرحله پنجم: موارد ثبت‌شده در بانک اما ثبت‌نشده در دفاتر را بررسی کنید
برای مثال:
- کارمزد بانکی
- دریافت مستقیم
- برداشت خودکار
- برگشت تراکنش
- سود یا سایر مبالغ بانکی
پس از شناخت ماهیت واقعی و بررسی مدارک، باید ثبت حسابداری مناسب انجام شود.
مرحله ششم: دو مانده را اصلاح و مقایسه کنید
مانده سمت بانک با افزودن یا کسر موارد زمان‌بندی تعدیل میشود.
مانده سمت دفاتر نیز با ثبت تراکنش‌های شناسایی‌شده و اصلاح خطاهای واقعی به‌روزرسانی میشود.
هدف این است که هر دو سمت به مبلغ یکسان و مستند برسند.
مرحله هفتم: مغایرت‌های باقیمانده را پیگیری کنید
اگر دو مانده هنوز برابر نیستند، نباید صرفاً با یک عدد تحت عنوان «سایر اختلافات» آن‌ها را برابر کرد.
باید علت اختلاف بررسی شود.
گزارش نهایی نیز بهتر است دارای تاریخ، نام تهیه‌کننده، اسناد پشتیبان و تأیید بازبین مستقل باشد.
مثال کامل صورت مغایرت بانکی با اعداد فرضی
فرض کنید در تاریخ گزارش، اطلاعات یک شرکت به این شکل است:
- مانده طبق صورت‌حساب بانک: ۴۸۵ میلیون تومان
- مانده طبق دفاتر: ۴۷۷ میلیون تومان
- وجوه بین‌راهی تأییدشده: ۳۰ میلیون تومان
- چک‌های وصول‌نشده ثبت‌شده در دفاتر: ۴۵ میلیون تومان
- دریافت مستقیم شناسایی‌شده در بانک: ۱۵ میلیون تومان
- برداشت خودکار مجاز و ثبت‌نشده: ۲۰ میلیون تومان
- کارمزد بانکی ثبت‌نشده: ۲ میلیون تومان
تمام مبالغ این مثال آموزشی هستند.
بخش اول: اصلاح مانده طبق بانک
| شرح | مبلغ، میلیون تومان |
|---|---|
| مانده طبق بانک | ۴۸۵ |
| اضافه: وجوه بین‌راهی | ۳۰ |
| کسر: چک‌های وصول‌نشده | ۴۵ |
| مانده اصلاح‌شده طبق بانک | ۴۷۰ |
فرمول:
۴۸۵ + ۳۰ − ۴۵ = ۴۷۰ میلیون تومان
بخش دوم: اصلاح مانده طبق دفاتر
| شرح | مبلغ، میلیون تومان |
|---|---|
| مانده طبق دفاتر | ۴۷۷ |
| اضافه: دریافت مستقیم شناسایی‌شده | ۱۵ |
| کسر: برداشت خودکار ثبت‌نشده | ۲۰ |
| کسر: کارمزد بانکی | ۲ |
| مانده اصلاح‌شده طبق دفاتر | ۴۷۰ |
فرمول:
۴۷۷ + ۱۵ − ۲۰ − ۲ = ۴۷۰ میلیون تومان
در پایان، هر دو سمت برابر با ۴۷۰ میلیون تومان هستند.
بنابراین اختلاف اولیه هشت میلیون تومانی به‌صورت مستند توضیح داده شده است.
دقت کنید این مثال به معنای قابل استفاده‌بودن تمام ۴۷۰ میلیون تومان برای پرداخت‌های جدید نیست. ممکن است تعهدات دیگری وجود داشته باشند که هنوز از حساب خارج نشده‌اند.
کدام مغایرت‌ها به ثبت حسابداری نیاز دارند؟
این موضوع یکی از مهم‌ترین بخش‌های آموزش صورت مغایرت بانکی است.
| نوع مغایرت | وضعیت متداول ثبت |
|---|---|
| چک ثبت‌شده در دفاتر اما وصول‌نشده | معمولاً ثبت مجدد ندارد |
| وجه بین‌راهی ثبت‌شده در دفاتر | معمولاً ثبت مجدد ندارد |
| کارمزد بانکی ثبت‌نشده | ثبت اصلاحی لازم است |
| دریافت مستقیم ثبت‌نشده | ثبت دریافت پس از شناسایی ماهیت |
| برداشت خودکار ثبت‌نشده | ثبت پرداخت یا کاهش بدهی مربوط |
| اشتباه واقعی در دفاتر | اصلاح سند حسابداری |
| اشتباه تأییدشده بانک | پیگیری اصلاح توسط بانک |
اصل مهم: فقط به این دلیل که دو مانده متفاوت‌اند، نباید سند حسابداری جدید صادر کرد.
ثبت اصلاحی زمانی لازم است که رویدادی در دفاتر ثبت نشده یا ثبت قبلی اشتباه بوده باشد.
نمونه ثبت کارمزد بانکی
فرض کنید بانک بابت خدمات مشخص دو میلیون تومان برداشت کرده و هزینه متعلق به شرکت است.
ثبت ساده آموزشی:
بدهکار: هزینه خدمات بانکی — ۲ میلیون تومان
بستانکار: بانک — ۲ میلیون تومان
البته طبقه‌بندی نهایی باید مطابق ماهیت واقعی تراکنش و سیاست حسابداری شرکت انجام شود.
نمونه دریافت مستقیم مشتری
اگر دریافت ۱۵ میلیون تومان با اسناد معتبر به تسویه طلب یک مشتری مربوط باشد:
بدهکار: بانک — ۱۵ میلیون تومان
بستانکار: حساب‌های دریافتنی مشتری — ۱۵ میلیون تومان
اگر هویت و ماهیت وجه مشخص نیست، نباید بدون بررسی به حساب مشتری دلخواه تخصیص داده شود.
آموزش تهیه صورت مغایرت بانکی در اکسل
یک شیت با عنوان «خلاصه مغایرت» ایجاد کنید و ساختار زیر را قرار دهید:
| سلول | شرح | مقدار نمونه |
|---|---|---|
| B2 | مانده بانک | ۴۸۵۰۰۰۰۰۰ |
| B3 | وجوه بین‌راهی | ۳۰۰۰۰۰۰۰ |
| B4 | چک‌های وصول‌نشده | ۴۵۰۰۰۰۰۰ |
| B5 | مانده اصلاح‌شده بانک | فرمول |
| B7 | مانده دفاتر | ۴۷۷۰۰۰۰۰۰ |
| B8 | دریافت‌های بانکی ثبت‌نشده | ۱۵۰۰۰۰۰۰ |
| B9 | برداشت‌های ثبت‌نشده | ۲۰۰۰۰۰۰۰ |
| B10 | کارمزدهای ثبت‌نشده | ۲۰۰۰۰۰۰ |
| B11 | مانده اصلاح‌شده دفاتر | فرمول |
| B12 | اختلاف نهایی | فرمول |
مبالغ نمونه به تومان هستند و از ارقام لاتین برای ورود عدد در اکسل استفاده شده است.
فرمول سلول B5:
=B2+B3-B4
فرمول سلول B11:
=B7+B8-B9-B10
فرمول اختلاف نهایی در B12:
=B5-B11
اگر تمام اطلاعات معتبر و کامل باشند، خروجی B12 باید صفر شود.
اما صفرشدن اختلاف را نباید جایگزین کنترل اسناد و بررسی تراکنش‌های غیرعادی دانست.
فرمول هشدار مغایرت
برای نمایش وضعیت:
=IF(B12=0,"تطبیق عددی انجام شد","نیازمند بررسی")
این پیام فقط وضعیت برابری عددی را مشخص میکند و به معنای تأیید نهایی کنترل داخلی نیست.
چگونه تراکنش‌های بانک و دفاتر را در اکسل تطبیق دهیم؟
در یک فایل دقیق‌تر، دو شیت جداگانه ایجاد کنید.
شیت اول: تراکنش‌های بانک
شامل تاریخ، مبلغ، نوع تراکنش، شماره پیگیری و شرح.
شیت دوم: تراکنش‌های دفاتر
شامل تاریخ، مبلغ، شماره سند حسابداری، شماره پیگیری و شرح.
برای تطبیق اولیه می‌توان از ترکیب شناسه تراکنش و مبلغ استفاده کرد.
اگر هر تراکنش دارای شناسه یکتای معتبر است، بهتر است جست‌وجو براساس آن انجام شود.
در نبود شناسه مشترک، یک الگوریتم تطبیق فقط براساس مبلغ ممکن است چند تراکنش متفاوت را به‌اشتباه یکسان فرض کند.
بنابراین خروجی تطبیق خودکار باید برای موارد تکراری، اختلاف تاریخ و مبالغ مشابه بازبینی شود.
پنج اشتباه رایج در تهیه صورت مغایرت بانکی
اشتباه اول: برابرکردن مانده‌ها بدون شناسایی علت
ثبت یک مبلغ متفرقه برای حذف اختلاف، مشکلات واقعی را پنهان میکند.
اشتباه دوم: ثبت مجدد چک وصول‌نشده
اگر چک طبق روش صحیح از قبل در دفاتر ثبت شده باشد، ثبت دوباره پرداخت می‌تواند مانده را مخدوش کند.
اشتباه سوم: نادیده‌گرفتن اقلام معوق قدیمی
اگر یک چک برای چند دوره وصول نشده، باید وضعیت آن از نظر اعتبار، سررسید، ارائه به بانک و اسناد مربوط بررسی شود.
اشتباه چهارم: تطبیق صرفاً براساس مبلغ
پرداخت‌های مشابه ممکن است به اشخاص یا اسناد متفاوت مربوط باشند.
اشتباه پنجم: واگذاری کامل تهیه و تأیید گزارش به یک نفر
بهتر است فردی مستقل از اجرای دریافت‌ها و پرداخت‌ها، گزارش نهایی را بازبینی کند؛ در شرکت‌های کوچک می‌توان کنترل جبرانی مدیریتی ایجاد کرد.
چک‌لیست نهایی صورت مغایرت بانکی
-
تاریخ بانک و دفتر یکسان است.
-
تمام صفحات و تراکنش‌های صورت‌حساب بررسی شده‌اند.
-
موارد معوق دوره قبل کنترل شده‌اند.
-
چک‌های وصول‌نشده مستند هستند.
-
وجوه بین‌راهی تأیید شده‌اند.
-
کارمزدها و برداشت‌های مستقیم ثبت یا تعیین‌تکلیف شده‌اند.
-
مغایرت‌های حل‌نشده بدون توضیح باقی نمانده‌اند.
-
ثبت‌های اصلاحی دارای مستندات هستند.
-
گزارش توسط مسئول مستقل بازبینی شده است.
سؤالات متداول درباره صورت مغایرت بانکی
صورت مغایرت بانکی چیست؟
گزارشی برای توضیح و تطبیق اختلاف میان مانده بانک در دفاتر حسابداری و مانده صورت‌حساب بانک در تاریخ مشخص است.
آیا صورت مغایرت بانکی باید حتماً صفر شود؟
اختلاف بین دو مانده اصلاح‌شده باید با اقلام معتبر توضیح داده شود و در حالت مغایرت کامل به صفر برسد؛ اما هر اختلاف حل‌نشده نیازمند بررسی واقعی است، نه ثبت عدد ساختگی.
چک وصول‌نشده در کدام سمت صورت مغایرت ثبت میشود؟
در مدل متداولی که پرداخت چک قبلاً در دفاتر ثبت شده باشد، مبلغ آن از مانده سمت بانک کسر میشود.
آیا کارمزد بانکی ثبت اصلاحی دارد؟
اگر بانک کارمزد را کسر کرده و هنوز در دفاتر ثبت نشده باشد، معمولاً پس از بررسی، ثبت حسابداری مربوط لازم است.
صورت مغایرت را چند وقت یک‌بار تهیه کنیم؟
بازه مناسب به تعداد و ریسک تراکنش‌ها بستگی دارد. تهیه ماهانه برای بسیاری از فرایندها مناسب است؛ در حساب‌های پرتراکنش می‌توان کنترل‌های کوتاه‌مدت بیشتری در نظر گرفت.
آیا اکسل برای مغایرت‌گیری بانکی کافی است؟
برای حجم محدود تراکنش‌ها، اکسل می‌تواند ابزار مناسبی باشد. در حجم بالا یا با چند حساب بانکی، نرم‌افزار مناسب و کنترل دسترسی‌ها اهمیت بیشتری پیدا میکند.
جمع‌بندی؛ مغایرت بانکی یک ابزار کنترل است
صورت مغایرت بانکی به حسابدار کمک میکند اختلاف مانده‌ها را از یک عدد مبهم به مجموعه‌ای از رویدادهای قابل بررسی تبدیل کند.
برای انجام صحیح این فرایند باید اسناد بانک و دفاتر با تاریخ یکسان تطبیق داده شوند، تفاوت‌های زمانی از خطاهای واقعی جدا شوند و تنها ثبت‌های اصلاحی ضروری انجام شوند.
همچنین موارد معوق و تراکنش‌های غیرعادی نباید صرفاً به دوره بعد منتقل شوند.
از ثبت عملیات بانکی به مدیریت حرفه‌ای مالی برسید
اگر حسابدار یا کارشناس مالی هستید و میخواهید مهارت‌های اکسل، کنترل مالی، تحلیل گزارش‌ها و تصمیم‌سازی را توسعه دهید، سرفصل‌های دوره MBA و DBA مالی مؤسسه امین را بررسی کنید.
مشاهده دوره MBA و DBA مالی مؤسسه امین و درخواست مشاوره
منابع آموزشی
نیاز به مشاوره کسب و کار دارید؟ از یک جلسه مشاوره رایگان کارشناسان موسسه امین استفاده کنید (100% رایگان)
