روش های مدیریتی افزایش بهره وری

افزایش بهره وری چیست؟

“بهره وری” لغت پرکاربرد و دهن پر کن که خیلی از مدیران و مشاوران کسب و کار از آن استفاده می کنند ،بگذریم که تعدادی از افراد معنی دقیق آن را نمی دانند.

بهره وری را می توان اینگونه معنی کرد که خروجی سازمان نسبت به هزینه ها متناسب بوده است. در هر حال شما به عنوان  یک مدیر عالی رتبه و ارشد باید بدانید بهره وری چیست و چگونه می توان آن را رشد داد .

مفهوم بهره وری

بهره وری یعنی بتوان با صرف کم ترین میزان از منابع بهترین محصول را تولید کرد البته در حوزه تجارت است و بهره وری در حوزه های مختلف تعاریف متفاوت دارد برای مثال بهره وری در دیدگاه اجتماعی یعنی کسب و کار بتواند تغییرات مثبت رد کیفیت زندگی اجتماعی و اقتصای مردم ایجاد کند.

در کشور های در حال توسعه ، هدف تبدیل شدن به یک کشور توسعه یافته است . تنها ابزار موجود برای این کار افزایش بهره وری است و موثر ترین راهکار افزایش بهره وری هم سرمایه گذاری روی نیروی انسانی است.

در نمودار زیر می توانید سطوح مختلف بهره وری در سازمان را بررسی کنید:

                                                                                                                                                                                                                              فاکتورهای مهم در بهره وری اثرگذاری (Effectiveness) و کارایی (Efficiency) هستند.

اثرگذاری:این فاکتور به معنای را میتوان کیفیت کار نیز تعریف کرد.زمانی که کار به طور صحیح انجام بشود و سازمان ها را در مسیر رسیدن به اهداف قرار دهد . یعنی سازمان اثرگذاری مطلوبی داشته است. به عنوان مثال            تصور کنید در یک کارخانه با خرید یک دستگاه جدید میتوان در یک دقیقه به جای صد محصول ، پانصد محصول تولید کرد . پس خرید این دستگاه اثرگذاری سازمان را افزایش می دهد و یک کار درست است.

کارایی : کارایی در تعریف بهره وری درباهر کمیت های صحبت می کند . کارایی بالا یعنی کار درست را با صرف کمترین میزان منابع انجام دهیم . البته این صرفه جویی در منابع و هزینه ها باید به گونه ای باشد که با اثرگذاری سازمان آسیبی نرساند . یعنی کیفیت کار نهایی را پایین نیاورد.

کارایی یا اثرگذاری؟

به طور کلی این دو فاکتور از اهمیت یکسان برخوردارند ،و تا زمانی که یک کدام از این دو فاکتور دچار مشکل شوند  نمی توان گفت بهره وری سازمان در وضعیت خوبی قرار دارد.

شاخص های سنجش بهره وری

برای سنجش میزان بهره وری سازمان راه های مختلف وجود دارد :

بازگشت سرمایه:در بعضی مواقع نرخ بازگشت سرمایه نشان می دهد بهره وری کنونی سازمان روند نزولی داشته است ، اما زمانی که این نرخ را در بلند مدت بررسی می کنیم ، متوجه می شویم که بهره وری هم روند صعودی داشته است.

بهره وری فرایند ها:برای سنجش این مفهوم در فرایند ها بای میزان کارایی و اثربخشی هر فرایند موجود در کسب و کار را بررسی کرد.

بهره وری عملکرد:معمولا در اکثر مواقع و هزینه های سازمان برای عملکرد آن صرف می شود ، به همین دلیل باید بهینه باشد تا بهره وری در سازمان افزایش پیدا کند.

بهره وری زیست محیطی:این شاخص تاثیری که یک واحد صنعت روی محیط زیست دارد را بررسی می کند.

بهره وری انرژی : در این شاخص میازن انرژی که در فرایند بهره وری سازمانشان باید بسنجند که کارایی و اثربخشی کارکنان در طول یک روز کاری یا حتی یک ساعت چقدر است. آن ها همچنین باید عوامل اثرگذار روی این موضوع را بررسی کنند

بهره وری مالی: این موضوع به همان تعریف عام اشاره دارد ؛مدیران باید بررسی کنند چه مقدار از درآمد شرکت برای هزینه ها صرف می شود و نسبت هزینه به خروجی چقدر است.

راهکارهای افزایش بهره وری در سازمان چیست؟

مدیران و رهبری اثرگذار

در هر سازمان مهم ترین دلیل رشد و یا ضعف یک سازمان  مدیریت آن است .وظیفه اصلی مدیران ، هدفگذاری برای کارمندان و مشخص کردن خط مشی ، اولویت ها و وظایف است . چنانچه مدیری بتواند در توسعه برنامه ها ، استخدام کارکنان کارآمد ، انگیزه دادن به مجموعه و هدایت آن توانمند باشد ، بدون شک بهره وری کارمندان خود را نیز بالاترین حد ممکن می رساند.بنابراین یکی از موثرترین راهکارها برای ارتقا بهره وری کارمندان ، انتخاب مدیر شایسته است.

استراتژی و برنامه‌های سازمان

زمانی می‌توان ادعا کرد که احتمال موفقیت سازمان رو به افزایش است که در آن استراتژی رقابتی و برنامه استراتژیک دقیق پایه ریزی شده باشد. چنانچه برنامه یک سازمان به اندازه کافی واضح باشد، نه تنها کارکنان انگیزه لازم برای انجام وظایفشان را به دست می‌آورند، بلکه این امر کمک می‌کند تا آن‌ها بتوانند بر روی اهداف تمرکز کنند. بهترین شرایط در یک سازمان زمانی حاکم است که ارزش‌های سازمانی قابل اندازه گیری باشند. بدین ترتیب رفتار کارکنان هم‌سو شده و تعهد در میان آن‌ها ایجاد می‌شود.

تعیین وظیفه

عاملی که سبب شفاف شدن نقش کارکنان و به دنبال آن، افزایش بهره وری در سازمان می‌شود، هدف مشخص است. هر بخش و هر تیمی باید بداند که چه نقشی در مجموعه قرار است ایفا کند. برای اینکه بتوانید مسئولیت پذیری کارکنان را افزایش دهید، باید آن‌ها را در مشخص کردن هدف مشارکت دهید. یک ماموریت نامشخص و گنگ، سبب از بین رفتن تمرکز و عدم برقراری ارتباط کارمندان با آن می‌شود.

تعیین اهداف گروهی و فردی

مشخص بودن اهداف عملیاتی به کارمندان کمک می‌کند تا دریابند که شرکت از آن‌ها چه انتظاراتی دارد. اگر این اهداف قابلیت اندازه گیری داشته باشند، اهمیت هر چیزی مشخص می‌شود. درنظر گرفتن اهداف سخت اما قابل دستیابی، راه حل درمان تنبلی نیروی انسانی است!

پاداش موثر

زمانی که پاداش مالی با عملکردهای هر هدف در ارتباط باشد، به این معنا است که برای بار دوم، برای کارمندمان تکرار می‌کنیم که انجام چه کاری برای سازمان اهمیت دارد. به بیانی دیگر ارائه پاداش‌های مالی و غیرمالی باعث انگیزه بخشی و رشد شده و انرژی مضاعفی برای افزایش بهره وری به نیروی کار تریق می‌کند.

پشتیبانی از اعضای گروه

پشتیبانی از اعضای تیم، عملکرد هر فرد را بهبود می‌بخشد. در دنیای امروز که عصر ارتباطات است، کمتر کاری به صورت فردی و بدون نیاز به حامی انجام می‌شود. یک مدیر شایسته باید بتواند کارمندان را به صورت مکمل در یک تیم قرار دهد و به پشتیبانی از آن‌ها بپردازد.

به اشتراک گذاری ایده‌ها

اگر قرار باشد هر کارمندی به واسطه آزمون و خطا، مطالب موردنیازش را آموزش ببیند، فرآیند کاری به کندی پیش خواهد رفت. زمانی می‌توان بهره وری یک سازمان را افزایش داد که افراد خارج از تیم، آزادانه با اعضای تیم معاشرت کرده و اطلاعات و ایده‌های خود را با آن‌ها به اشتراک بگذارند.

بهبود و بازنگری در روش های انجام کار

باید قبول کنیم که هنوز قسمت عمده ای از سازمان های دولتی و سنتی کشور، با روش های بسیار قدیمی و بعضا غیر علمی اداره می‌شوند. از این رو، روش های انجام کار توسط کارکنان نیز در بسیاری از موارد، ناکارآمد می‎باشند و همین امر باعث بروز مشکلاتی مانند خستگی کارمندان، سردرگمی و کلافگی ارباب رجوع و در نهایت منجر به ورود آسیب های متعدد به سازمان ها شده و از بهره وری آن ها می‎کاهد.

استخدام نیروی انسانی متخصص و ماهر

به منظور افزایش سطح بهره وری در سازمان، بایستی در زمان گزینش کارکنان، افراد برخوردار از دانش و مهارت کافی که وظایف محوله را نیز به درستی انجام می‌دهند، انتخاب و استخدام شوند. یکی از مهم ترین وظایف مدیران منابع انسانی در زمان استخدام افراد، توجه به تخصص افراد است.

هرچند که جذب و استخدام افراد متخصص، نیازمند وجود نظام منابع انسانی مبتنی بر شایسته سالاری است و این امر محقق نمی‌شود مگر با وجود مدیرانی آگاه و لایق.

ایجاد سیستم ارزشیابی کارکنان

اگر سازمانی از سیستم ارزشیابی کارکنان بهره مند باشد می‎تواند دستاوردهای بسیار خوبی در زمینه افزایش بهره وری خود داشته باشد. به عنوان مثال:

• پی بردن به نقاط ضعف شغلی کارمندان و اصلاح آن با استفاده از برنامه های آموزشی مناسب
• ایجاد علاقه و انگیزه کافی در کارکنان با بکارگیری نظام پاداش و تشویق صحیح
• کاهش اعمال نظرهای شخصی و مغرضانه
• ایجاد معیار و مؤلفه های منطقی جهت اعطاء امتیاز به کارمندان و واگذاری امور به آن ها

تفویض اختیار

تفویض اختیار (Delegation of Authority) به عنوان یکی از مهم ترین راهکارهای موجود در افزایش مشارکت سازمانی محسوب می‌شود. از این رو، هنگامی که مدیران اختیارات خود را به سایر کارمندان تفویض می‌کنند، احساس مسئولیت کاری در وجود کارمندان به طرز چشمگیری افزایش می‌یابد و این خود عامل مؤثری در افزایش انگیزه و همینطور افزایش بهره وری سازمانی است.

در اختیار گذاشتن امکانات فیزیکی مناسب

اگر به عنوان یک مدیر قصد دارید راندمان و بهره وری سازمان خود را افزایش دهید، بایستی امکانات و تجهیزات مناسبی نیز در اختیار کارکنان تان قرار دهید. به عنوان مثال میز حسابدار شرکت تان نیاز به اقلامی همچون کاغذ، خودکار، صندلی مناسب، ماشین حساب حرفه ای، کمد بایگانی، تلفن و یک خط مستقیم دارد.

علاوه بر این ها فراهم آوردن یک محیط آرام و به دور از سرو صدا، وجود نور کافی در اتاق کارمندان، دمای مناسب محیط و همچنین ایجاد حریم شخصی برای هریک از کارمندان، تأثیر بسزایی در حفظ آرامش و کاهش استرس های شغلی آنان داشته و به افزایش راندمان کاری سازمان کمک بسیار زیادی می‌کند.

وجود تعهد به وظایف شغلی

بهتر است بدانید که برای افزایش بهره وری سازمان، صرفا نیاز به کارمندانی ندارید که از علاقه بالایی نسبت به شغل خود دارند بلکه شما به عنوان یک مدیر، به کارمندانی متعهد و مسئولیت پذیر نیاز دارید. عده ای تصور می‎کنند اگر علاقه به شغل در وجود یک شخص وجود داشته باشد او فردی متعهد به شغلش خواهد بود در صورتیکه اینطور نیست.

در واقع اگر به کاری علاقمند باشید، هر زمان که حس و حالش را داشته باشید اقدام به آنجام آن کار می‎کنید در حالیکه اگر نسبت به انجام یک کار متعهد باشید، وظایف خود را در زمان مقرر و بدون نقص انجام می‎دهید. بنابراین در سازمان خود این فرهنگ را نهادینه کنید که کارمندان نتیجه محور باشند و وظایف شغلی خود را در زمان مقرر و به درستی به پایان برسانند.

دلایل اهمیت سنجش بهره وری در سازمان

1.تصمیم گیری آسان برای سرمایه گذاری

هر شرکتی باید بداند که فعالیت هایش برای تصمیم گیری در مورد سرمایه گذاری چه قدر اثربخش است ؛برای مثال در یک شرکت تولیدی میزان فعالیت کند شده است، براساس سنجش بهره وری این شرکت نتیجه گیری میکند که کاهش بهره وری ناشی از به کارگیری تجهیزات قدیمی است که به بروزرسانی نیاز دارند ؛بنابراین  ،مدیریت روی مدرن سازی کارخانه سرمایه گذاری می کند . در واقع، اندازه گیری مداوم بهره وری به شرکت  اجازه می دهد تا کارایی عملیات خود را در طول  زمان بررسی کند و بر اساس آن تنظیماتی را در نحوه کارش اعمال کند.

2.اثربخشی و توانایی های کارکنان را اندازه گیری می کند.

یکی دیگر از مهم ترین دلایل سنجش بهره وری این است که امکان اندازه گیری کارایی نیروی کار را فراهم می کند.اگر مشتریان بخواهند درخواست به چالش کشیدن محصولات یا سرویس شرکتتان را دارند تنها راه برای اطمینان  از اینکه می توانید بر اساس بازه زمانی تعیین شده پیش بروید ،این است که به طور مداروم بهره وری نیروی کار تان را اندازه می گیرید.

مدیران باید با ارزیابی عملکرد هر کارمند به صورت فردی ، بدانند که عملکرد آنها چگونه است . این اطلاعات به شما کمک می کنند تا تصمیمات مهمی بگیرید که برکارایی کلی محل کار تاثیر می گذارند ؛ به میدران کمک می کند تا تعیین کنند که چه کسی می تواند مسئولیت های اضافه تری را به عهده بیگرد یا چه کسی برای هدایت پروژه های تیمی ایده آل است .

3.تصمیم گیری عملیاتی بهتر را امکان پذیر می کند.

یکی دیگر از دلایل مهم دیگر برای نظارت بر بهره وری ، این است که می تواند در تغییر شرکت به مدیران کمک کند ؛ برای مثال داده های جمع آوری شده در طول فرایند سنجش می توانند تاخیر در روند تولید را نشان دهند.

نظارت بر بهره وری ممکن است مشکلاتی را در چرخه حیات محصول در دست مشتری نشان دهد. شناسایی این امر می تواند امکان ایجاد تغییرات عملیاتی رابه شما بدهد ؛مانند گسترش تیم خدمات به مشتریان یا سرمایه گذاری در تجیهزات تولیدی جدید.

برای رشد و افزایش بهره وری شما نیاز به دانشی دارید تا شما را در رسیدن به این هدف یاری کند و نقش گنج شما باشد ، در موسسه آموزش عالی آزاد امین شما می توانید با گذراندن دوره های MBA اجرایی و DBA عالی کسب و کار به این دانش دست یابید و با تایید وزارت علوم دارنده مدرک بین المللی نیز باشید ، برای دریافت اطلاعات بیشتر می توانید شماره تماس و نام و نام خانوادگی خود را برای ما درج کنید.